Tema 3: La estructura organizativa, funcional y productiva de las empresas. El organigrama
1. Estructura organizativa
Las empresas deben organizarse según los
distintos factores que intervienen. Esto conlleva lo siguiente:
- Dividir la actividad
total en grupos de actividades caracterizados por un determinado objetivo.
- Asignar a cada grupo
de actividades un responsable y un conjunto de personas encargados de llevarlas
a cabo.
- Establecer los
mecanismos para que pueda existir una buena coordinación.
Según el tipo de empresa se pueden considerar distintos conjuntos de
actividades denominados áreas funcionales. En general en las empresas se
distinguen o diferencian las siguientes áreas funcionales:
- Aprovisionamiento o
compras. Es la responsable de obtener todos los materiales y servicios que
necesite la empresa para su funcionamiento. En esta área se atiende a todas las
cuestiones relacionadas con las necesidades de materiales, contactos con
proveedores, recepción y almacenamiento de los materiales y su distribución en
el ámbito interno de la empresa.
- Producción. En este
área se transforman las materias primas en productos acabados mediante la
aplicación de una determinada tecnología. Los principales objetivos de esta
área se describen en términos de productividad, calidad, fiabilidad y
adaptabilidad. El área de producción de una empresa funciona de forma
satisfactoria si se obtienen los objetivos fijados, se minimizan los costes del
proceso productivo y el producto final cumple con las especificaciones de
calidad previstas.
- Comercial o ventas.
Esta es la área encargada de definir que ha de venderse en una empresa y a
quien, de dar a conocer los productos a los potenciales usuarios y facilitar su
distribución. Las principales tareas de esta área se concretan en estudiar el
mercado, la formulación de los precios del producto y la definición de las
estrategias de producción y distribución.
- Recursos humanos. En
esta área se toman las decisiones sobre organización del personal, la
selección, la administración de los recursos humanos, la formación de los
trabajadores y las relaciones con los representantes de los trabajadores.
- Administración. Esta
es la área encargada de las distintas tareas administrativas. En concreto se
desarrollan tareas como la atención al público, la gestión del correo y la
mensajería, labores de archivo, y tareas de facturación y contabilidad.
- Área económico-financiera.
Es la que se encarga de tareas relacionadas con la obtención de recursos
financieros, la determinación de los resultados económicos, la composición del
patrimonio, la determinación de las formas de financiación para la empresa y el
control de los costes en la empresa.
- Dirección y control.
La función de dirección es la que se encarga de establecer los objetivos de la
empresa y aplicar del modo más conveniente los factores productivos con los que
se cuenta para su consecución. La dirección tiene una importancia crítica en la
vida de la empresa ya que constituye el ámbito en el que se llevan a cabo las
tareas fundamentales en cuanto a objetivos, planes, organización y control.
Todo lo dicho pone de relieve la
necesidad de establecer una estructura organizativa que permita la adecuada
coordinación entre todas las áreas funcionales. Desde este punto de vista
podemos definir la empresa como un sistema constituido por diversas partes
coordinadas e ínter relacionadas denominadas áreas funcionales con un objetivo
común: la generación de beneficios.
2. Los puestos de trabajo. Relaciones jerárquicas y funcionales
Por razones de especialización las
tareas que se desarrollan en las funciones vistas en el punto anterior se
agrupan según contenidos homogéneos y se asignan a personas determinadas. El
conjunto de tareas que corresponden a una persona se denomina "puesto de
trabajo" y normalmente agrupa tareas homogéneas que corresponden a una
función o área funcional.
Los puestos de trabajo para estar bien
asignados deben estar diseñados según las siguientes características:
- Definir las tareas
encomendadas, que es lo que tiene que hacer la persona que ocupe ese puesto en
la empresa.
- Atribuciones. Se
refiere a las decisiones o iniciativas que puede tomar libremente un trabajador
en su puesto.
- Las
responsabilidades. Se trata de aquello por lo que se le va a pedir cuentas de
su cumplimiento al trabajador que ocupe un puesto de trabajo.
- Las relaciones con
otros puestos de trabajo. Son las relaciones de dependencia entre los distintos
puestos de trabajo en una empresa.
"Relación de dependencia
jerárquica": En una empresa, como en cualquier organización, unos puestos de trabajo
siempre están supeditados a otros; por lo tanto se establecen relaciones
mando-subordinado. Por dicha relación el mando establece las formas de
actuación del subordinado, coordina y organiza su trabajo y le marca los
objetivos a alcanzar. Esta relación mando-subordinado es lo que se conoce como
dependencia jerárquica.
"Relación de dependencia funcional". A medida que
las empresas fueron creciendo las relaciones de dependencia jerárquica son
insuficientes. La dependencia funcional tiene que ver con las tareas y
funciones particulares que desarrollen los trabajadores en la empresa por lo
tanto se tendrá esta dependencia de personas que realicen las mismas funciones
pero que tengan superior rango jerárquico.
Como se puede ver en el organigrama el jefe comercial de la fábrica 1 Tiene
una relación de dependencia jerárquica con respecto al director de su fábrica y
al mismo tiempo una relación de dependencia funcional respecto al director
comercial de la empresa.
3. La estructura organizativa básica de una empresa.
La organización básica de
responsabilidades d gestión se estructura de forma piramidal desde la dirección
general de la empresa hasta las unidades operativas según una escala con
diferentes niveles jerárquicos. Esa escala jerárquica constituye la línea de
mando que realiza la unión entre la función de dirección general y las
funciones concretas de las unidades operativas.
- Funciones de servicio o estandarización: son las relativas a los
recursos humanos, la contabilidad, la informática o incluso la
económica-financiera.
-Servicios o funciones de asesoramiento: serían las funciones de asesoría
jurídica, asesoría fiscal...
Las grandes empresas pueden realizar
ellas mismas, con empleados propios, todas estas funciones de servicios y de
asesoramiento; pero las pequeñas empresas por una cuestión de limitación de recursos
no. Cuando estas funciones son contratadas a otras empresas o profesionales, es
decir, se desarrollan fuera del ámbito de la empresa se habla de funciones de STAFF.
3.1 Formas de organización.
Los criterios para realizar la
estructura de organización son muy diversos. Obedecen a razones de estrategia
empresarial, de las características de las personas que la componen y del tipo
de actividad que se desarrolla. Los
criterios concretos más utilizados son los siguientes.
- Organización por funciones: se organiza la empresa según las
distintas actividades que se desarrollan. Un ejemplo es el visto en el punto 2
donde la empresa tendría departamentos como producción, comercialización,
administración, recursos humanos, etc...
- Organización por especialidades de la empresa: Pe: un hipermercado
se organiza en función de los tipos de producto que vende y así tendría
departamentos como alimentación, textil, menaje y hogar, etc...
- Organización en función de los mercados: Pe: una empresa de
recambios del automóvil podría tener dos departamentos en función de los dos
grandes mercados que tiene: el 1 sería el de los fabricantes de automóviles y
el 2 sería el de las tiendas de recambios o repuestos.
- Por zonas geográficas: sería organizar en función de provincias,
regiones, municipios...
- Por las tecnologías que se utilicen: sobre todo distinguiendo
entre tecnologías de producción.
-Organización según los tipos de clientes.
Elegir una y otra forma de organización es responsabilidad del máximo
responsable de la empresa. Sea cual sea la que elija debe tener presentes los
siguientes criterios:
-Unidad de responsabilidad: la responsabilidad sobre funciones o
tareas homogéneas o parecidas debe asignarse a un sólo puesto de trabajo o a
una persona.
-Unidad de mando: cada subordinado debe tener un solo jefe y no
funciona nunca que dos jefes manden a la misma persona o subordinado.
-Homogeneidad de las tareas: las tareas a desarrollar en cada puesto
de trabajo deben tener un contenido lo más homogéneos posible o por lo menos
tender a un mismo objetivo empresarial.
-Economía de medios. Las funciones y tareas asignadas a un puesto de
trabajo deben dar lugar a la ocupación total del tiempo de trabajo de la persona
que ocupe el puesto.
-Especialización. Cuando una actividad no puede ser desarrollada por
una persona polivalente es necesario crear un puesto de trabajo específico para
un especialista en dicha actividad.
-Grado de encuadramiento. Es el número de personas supervisadas por
un mando. Se considera ideal la relación un mando para 7 o 8 personas.
3.2 La estructura de organización. "El organigrama"
El organigrama es la representación
gráfica de las distintas áreas funcionales de una empresa, de sus funciones, de
los niveles de autoridad y de las dependencias de la misma. Para que un organigrama sea útil ha de
cumplir con los siguientes características:
-Debe ser fácilmente comprensible.
-Debe presentar todos los elementos importantes.
-Debe incluir la denominación específica de cada unidad o área funcional
que se represente.
-Debe mostrar correctamente las relaciones de dependencia jerárquica y
funcional.
Existen muchos tipos e incluso criterios
de clasificación de los organigramas. En todos los casos los más importantes
que podemos considerar son los siguientes:
·
Organigrama vertical:
Tiene estructura piramidal y se representan los niveles de jerarquía de
arriba hacia abajo, indicando siempre, puestos de la misma jerarquía al mismo
nivel horizontal.
·
Organigrama
horizontal:
Es como el anterior pero se representa la jerarquía de izquierda a derecha.
·
Organigrama matricial
Es una combinación de las dos anteriores, se utiliza en empresas grandes y
que tengan áreas de actividad diferenciadas entre si o simplemente proyectos
diferenciados. Supone la existencia de una doble dependencia:
-Dependencia orgánica: es la que se tiene por el tipo de tareas o
funciones que se desarrollan y con respecto al jefe de esa área o departamento
dentro de la empresa. Se representará verticalmente.
- Dependencia funcional: Es la que se tiene por estar asignado
específicamente a un proyecto o área de actividad. Se representa horizontalmente.
·
Organigrama
circular:
Se representa mediante círculos concéntricos y cada uno
simboliza los distintos niveles jerarquía el punto donde se juntan todos los
círculos representa el director general. A continuación podemos ver dos
ejemplos:
·
Organigrama escalar:
Organigrama escalar:
La autoridad va de izquierda a derecha y de arriba
hacia abajo
Organigramas
por su tipo:
A su vez
podemos contar con organigramas que se clasifiquen por su tipo:
- Generales: Este tipo de gráfico mostrara la organización general de la empresa sin entrar en detalles en cuanto a responsabilidades y misiones de los distintos escalones que la componen.
- Específicos: Este tipo de organigrama gráfica al detalle la conformación de un sector particular del organigrama general.
Desde mi
punto de vista la confección de un organigrama es fundamental para que los
distintos escalones de responsabilidad tengan absolutamente claros cuales son
las misiones, responsabilidades y obligaciones de cada uno de los elementos que
componen la organización. A su vez mediante el organigrama de empresa, los
factores humanos que la componen sabrán quienes preceden y son precedidos, y
cuáles son las líneas de interdependencia entre cada escalón de la organización.
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