recepcion TEMA1

TEMA 1: Gestión administrativa de una clinica dental

1- La función administrativa de la empresa.

Una empresa es una organización que persigue la consecución de una serie de beneficios por lo tanto son los directivos de la empresa los que determinaran dicha consecución de beneficios. La empresa a de desarrollar una serie de funciones básicas que se divide en:

·         Funciones primarias: son las que conforman el proceso productivo de la empresa: producción y comercialización es decir aquellas que generan los ingresos directos.

·         Funciones de apoyo: son aquellas cuyo desarrollo sirve de soporte a las funciones primarias, es decir, la que garantizan el funcionamiento óptimo de la empresa:  Aprovisionamiento, administración, recursos humanos y financiación.

1.1 Los procesos administrativos.

Los procesos administrativos controlan y documentan los flujos de información que se generan en cualquier actividad empresarial. Esquema básico de un proceso administrativo. 

Todas las empresas sea cual sea su actividad deben realizar procesos administrativos. Todas las operaciones empresariales generan un caudal de información que ha de ser tratada de manera adecuada para dar lugar a una serie de documentos que legalizan y prueban la realización de la operación.

Estos documentos han de ser conservados ya que cubre necesidades empresariales de control de información y de obligaciones legales.

Para que un proceso administrativo sea eficiente ha de cumplir las siguientes condiciones:

- Oportunidad: el proceso ha de ejecutarse justo a tiempo, es decir, nunca se retrasará una operación empresarial por problemas administrativos o documentales.

- Economía: el proceso ha de ejecutarse con el menor coste posible tanto de recursos como de tiempo.

- Seguridad: El tratamiento de la información que se genera en la empresa ha de ser completamente seguro tanto desde la perspectiva de la confidencialidad de los datos como desde la perspectiva del rigor de la información y su análisis.

- Utilidad: El proceso ha de generar la información necesaria para que los diferentes niveles de decisión de la empresa puedan actuar de acuerdo con el contexto de cada operación empresarial.

El desarrollo de los procesos administrativos es común a todos los departamentos; sin embargo cada departamento tiene diferentes peculiaridades para que los puestos de trabajo administrativos adquieran determinado grado de especialización que los adapte a las necesidades de las diferentes funciones de la empresa.

2- Documentación administrativa básica de la gestión comercial.

Una de las operaciones mas comunes que se realiza en todo tipo de empresas es la compra de productos, puede ser para revenderlos (empresas comerciales) o para integrarlos en el proceso productivo (empresas industriales y de servicios). Esta operación tiene un proceso administrativo propio que debe documentar todas las relaciones que se generan entre comprador y vendedor.

El orden documental del proceso es el siguiente:

Contrato de compraventa, el pedido, albarán, factura.

Además de estos documentos básicos en un proceso administrativo se puede generar otra serie de documentos:

-Toma de contacto y desarrollo de relaciones comerciales: denominado correspondencia comercial.

-Transporte y entrega de mercancías: Carta de porte y contrato de seguros.

-Cobro y pago de la operación: cheques y letras de cambio.

  3.- El pedido "Concepto y contenido"

Es la solicitud de mercancías que el comprador hace al vendedor bajo unas condiciones previamente pactadas.

*Características:

- Lo manda el comprador y lo recibe el vendedor. Una vez que este último lo acepta se puede decir que la compra está ejecutada.

- Es una solicitud por lo que no tiene que responder necesariamente a una forma determinada, es decir, puede ser escrito (carta o formulario) o verbal (personal o telefónico). Conviene que se realice por escrito.

- Relaciona las mercancías objeto de la compra y las condiciones de la operación comercial, concreta así, el acuerdo al cual han llegado ambas partes.

- Nace de un pacto previo entre las partes, que se materializa en el contrato de compra-venta.

*Confección y formato del pedido

            Cuando el comprador firma el pedido y el vendedor lo acepta se establece el compromiso de mantener las condiciones contenidas en el documento. Del pedido se emiten 3 ejemplares:

-El original para el vendedor.

-Una copia para el almacén de la empresa para que pueda comprobar la mercancía cuando llegue.

-Y otra copia para el propio departamento comercial. 

  3.- El albarán

            Es el documento emitido por el vendedor en el que se relacionan las mercancías enviadas y que tiene por finalidad acreditar la entrega de la mercancía.

            A diferencia del pedido este documento si es obligatorio realizarlo por escrito. Presenta además las siguientes características básicas:

-Debe contener la relación de mercancías de una determinada operación comercial. Aunque se asocie a un pedido si es frecuente que se agrupen varios pedidos en un albarán.

-Es la consecuencia documental de la mercancía que se entrega y que se solicitó en el pedido.

-Debe acompañar siempre a las mercancías para que el receptor de las mismas pueda comprobar y verificar su entrega. Este es el valor real del albarán, si el receptor de la mercancía lo firma indica que la mercancía entregada es la que figura en el albarán.

*Contenido del albarán

Identificación de las partes	-Datos del comprador (nombre, domicilio y nº de identificación fiscal). -Datos del vendedor (nombre, domicilio y nº de identificación fiscal).
Identificación del documentos	-Nº de documento, numero correlativo que se asigna según los documentos que haya generado la empresa. -Fecha de emisión, debe ser la fecha de salida de las mercancías del almacén del vendedor.
Identificación de la mercancía	-Código de cada producto -Unidades que se envían de cada producto -Descripción de cada producto. -Precio unitario y precio total de cada producto. En los albaranes no es necesario que figure, si figura se dice que es un albarán valorado.
Condiciones de entrega	-Identificación de quien hace la entrega. Si NO es necesario es porque lo hace el propio vendedor; si no es así se debe identificar el transportista o la empresa de transporte. -Bultos. Se debe indicar el número de paquetes que componen el envío, se puede reseñar su tamaño y su peso pero no es necesario. -Plazo de entrega. No es obligatorio indicarlo pero si se hace si es obligatorio cumplirlo.
Declaración de voluntad	El comprador firma la copia que le entrega el transportista manifestando su conformidad con la mercancía entregada. Se debe reflejar la fecha de la firma. Si la mercancía entrega no coincide con la que figura en el albarán el comprador no está obligado a firmar ni aceptar la entrega y si lo hace puede consignar en el documento la mercancía que falta.

*Confección y formato del albarán

            Se debe confeccionar obligatoriamente por escrito y con los datos indicados en el contenido. El albarán justifica la salida de la mercancía del almacén, sirve para comprobar la carga y la descarga de dicha mercancía y una vez firmado por el comprador acredita legalmente que la mercancía ha sido entregada.

            Del albarán se emiten 4 copias:

-El original para el comprador.

-Una copia para el almacén de la empresa como justificante de la salida de la mercancía.

-Otra copia se la queda el propio departamento comercial para la elaboración de las facturas y el control de las operaciones comerciales.

-La 3º copia se la lleva el transportista para que sea firmada por el comprador como justificante de la entrega. 

ALBARAN NORMAL

CARTA DE PORTES

  4.- La factura

            Es el documento expedido por el vendedor a cargo del comprador que acredita jurídicamente la compra-venta de bienes o la prestación de servicios. Presenta los siguientes rasgos básicos:

-Ha de ser siempre por escrito

-El vendedor lo expide para que el comprador pague el precio de la operación comercial.

-Es un comprobante de valor legal que ser rige por el código de comercio y la ley 37/1992 del IVA.

Contenido de la factura

Identificación de las partes	-Identificación del vendedor -Nombre o razón social, domicilio fiscal y NIF o CIF. Si el vendedor es una sociedad debe hacer constar también los datos registrales. -Identificación del comprador. Nombre o razón social, domicilio fiscal y NIC o CIF
Identificación del documento	-Lugar y fecha de la emisión. -Numeración correlativa. Deben constar todos los documentos en orden numérico sin faltar ninguno. Si se comete un error en una se debe emitir una factura de rectificación en la que se haga referencia a la errónea y se corrija el error cometido, en ningún caso debe destruirse y sustituirla por una nueva. Si la empresa dispone de varios centros de facturación cada uno de ellos se identificará con un número de serie.  -Referencias a los documentos de compra (el nº de pedido) y/o documentos de entrega (nº de albarán). Es frecuente agrupar varios pedidos o varios albaranes en una factura.
Descripción de la facturación	-Descripción de los productos: código, cantidad y descripción. -Precio unitario e importe total de cada producto. Si la cantidad se indica en unidades de medida (kg, litros…) se debe indicar el precio unitario de la unidad de medida. -Descuentos: tipo y cuantía. -Otros gastos (denominados suplidos) “los gastos que se relacionan con el producto que se vende, transporte…”. -Base imponible para la aplicación del IVA. En las facturas puede haber más de una base imponible. -Tipo tributario de IVA para cada producto . -Cuota tributaria de IVA. -Cuota de recargo de equivalencia. -Total factura.
Información sobre el pago	Se debe indicar la forma de pago y si se paga consignar la fecha del pago

* Confección y formato de la factura:

            Las facturas se elaboran siguiendo los siguientes pasos:

1º.    Calculo del importe de cada producto. (=cantidad x precio)

2º.    Se aplican los descuentos. Si el descuento es general se calcula sobre la suma de los importes, pero si es específico se calcula sobre el importe de ese producto específico. Pueden aparecer en una factura 3 tipos de descuentos que se deben aplicar en el siguiente orden:

-Descuento comercial.

-Rappel o descuento por volumen de pedido.

-Descuentos por pronto pago.

3º.    Se suman los gastos y suplidos. Se suma la cuantía de todos los gastos a cargo del comprador que pueden aparecer en factura. En la factura se deben especificar y desglosar cada uno de ellos. Los mas importantes y habituales son transporte, seguro y fletes.

4º.    Cálculo de la Base Imponible.  Importe – descuentos + gastos = BI

5º.    Se calcula la CUOTA DE IVA (BI * Tipo impositivo): En España existen 3 tipos de IVA: Normal del 21%,  reducido del 10% y superreducido del 4%.
En una factura si aparecen productos grabados a tipos de IVA distintos nos aparecerá más de una base imponible. En estos casos se debe agrupar los productos en función al tipo del IVA que están sometidos y calcular separadamente las bases imponibles como si fueran facturas distintas.

6º.    TOTAL FACTURA= BI( Importe – descuentos + gastos)+ CUOTA IVA

RECARGO DE EQUIVALENCIA: es un régimen especial de IVA para comerciantes minoristas que consiste en que éstos quedan exentos de las obligaciones formales de IVA y a cambio, sus proveedores, los que les facturan a ellos, les añaden un recargo en las facturas en concepto de IVA (en la práctica funciona como un impuesto más que se añade junto con el IVA, pero también es IVA). Los tipos de RE son el 5, 2% para el IVA normal, 1,4% para IVA reducido y 0,5% para IVA superreducido.

FACTURA