RET TEMA 2

TEMA 2:

 LA  COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

1. LA COMUNICACIÓN Y LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA:

Las empresas se vieron obligadas a desarrollar los sistemas de comunicación por las siguientes razones:

• Evitar la mala comunicación y la información inadecuada.
• Mantener a los trabajadores informados de las decisiones de la gerencia de la empresa ayuda a fomentar el sentimiento de pertenencia a la empresa.
• La propia organización de la empresa y su internacionalización en grandes multinacionales obliga al uso y desarrollo de los más modernos sistemas de comunicación como puede ser Internet o la telefonía móvil.

También en el contexto de las nuevas tecnologías, las empresas necesitan crear sus propias redes de comunicación para recibir y transmitir noticias y, al mismo tiempo, para organizar la información. Se motiva una importancia cada vez más creciente de estar perfectamente informados.

Las principales fuentes de información de la empresa son:

• Información ambiental: Es la que la empresa necesita recibir de su entorno inmediato: Legislación, información de los clientes, cultura de la sociedad en la que se encuentra, etc.
• Información interna: Es la que circula entre los miembros de la empresa
• Información corporativa: Es la información que la empresa transmite al exterior, es decir a clientes, a la sociedad, a sus proveedores, etc.

2. EL LENGUAJE ESPECÍFICO DE LOS PROFESIONALES.

Muchos profesionales desarrollan su propio lenguaje. Un lenguaje técnico con su propia terminología y cuyo conocimiento es imprescindible para desenvolverse en ese entorno específico. Este es el caso del lenguaje médico, matemático, informático, periodístico, etc. De hecho son muchas las profesiones que desarrollan un lenguaje específico.

En el ámbito profesional se pueden diferenciar dos tipos de lenguaje:

• Lenguaje técnico o tecnicismo. Lenguaje específico propio, de una disciplina, de un arte, o de una profesión. Conformado por los términos técnicos propios de dicha profesión
• Jerga. Variedad de lengua que usan entre si las personas pertenecientes a un mismo grupo profesional o social, y que está repleta de expresiones que a mejor no son muy correctas gramaticalmente el proceso de comunicación

3. BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN.

Se definen como obstáculos o interferencias que se producen durante el proceso comunicativo y que pueden suprimir la comunicación o filtrar una parte de la misma, dotándola incluso de un significado incorrecto. Son aspectos que repercuten directamente en la claridad del mensaje.

 Pueden ser de los siguientes tipos:

• Barreras personales o psicológicas: Son las provocadas por las emociones, los valores, las percepciones y los hábitos propios de las personas que intervienen en la comunicación. Ejemplos de estas barreras son:
• las ideas personales,
• las emociones,
• la percepción personal,
• la personalidad del emisor o
• el estatus jerárquico del emisor en la empresa.
• Barreras físicas: Es cualquier interferencia que se produzca de tipo físico, como pueden ser:
• ruidos,
• problemas con las líneas telefónicas,
• problemas navegando por Internet, etc.
• Barreras semánticas: son barreras que provienen de las limitaciones del idioma o de los signos empleados en el proceso de comunicación. Ejemplos de las barreras semánticas son:
• el desconocimiento correcto de un idioma  o
• la utilización de mensajes ambiguos
• las interpretaciones distintas que pueden tener los signos en culturas distintas.
• Arco de distorsión: es la distancia o diferencia que puede haber entre lo que una persona expresa de forma consciente y lo que comunica de modo inconsciente a través del lenguaje no verbal.

• Código de racionalidad: Define la capacidad de los participantes para llegar a tomar decisiones de consenso, es decir, la capacidad para llegar a acuerdos.
• Barreras provenientes de la percepción. La idea o percepción que se tiene de las personas que te comunican algo, también van a influir en la comunicación. Los factores o barreras que pueden modificar nuestra percepción son los siguientes:

-        El efecto “Halo”: El receptor es influido por algún rasgo personal del emisor como puede ser, la apariencia, la inteligencia, el estatus en la empresa, etc.

-        La percepción selectiva: En una conversación las personas se quedan con lo que les impacta o les llama la atención e ignoran y olvidan lo demás.

-        Proyección: es proyectar vuestras propias características en el interlocutor.

-        Estereotipos: es emitir juicios y valorar a las personas en función de la percepción que se tiene del grupo al que se pertenece.

4.         LOS FILTROS DE LA COMUNICACIÓN

 Son los elementos de la comunicación que describen la dirección o el giro que puede acabar tomando en función del modo en que los participantes se comuniquen entre si. Son varios, los más importantes tienen que ver con el tono de voz inadecuado o la baja autoestima de los que se comunican entre si.

Estos filtros se reflejan en una serie de aspectos:

§  La imagen que se tiene de uno mismo.

§  La imagen que se tiene del interlocutor.

§  La definición de la situación de comunicación. El ambiente y el contexto en el que se expresan los mensajes también filtran  la comunicación.

§  Las actitudes, sentimientos y motivaciones de una persona. Cuando uno se está comunicando con una persona, también transmite su estado emocional.

§  Las expectativas de una persona sobre lo que hará el interlocutor

 5. ESTRUCTURAS E INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

            Para que una empresa funcione correctamente, además de cuidar su productividad y la satisfacción de sus empleados y clientes tiene que establecer dos sistemas óptimos: uno de comunicación y otro de información.

            Estos sistemas deben ser accesibles además a los empleados para aumentar su satisfacción y su grado de integración en la empresa. Una empresa maneja mucha información y la empresa debe saber que información debe llegar a los empleados y que medios quiere emplear para hacerla llegar. Para ello la empresa ha de desarrollar sistemas de comunicación e información, interna de fácil acceso a todos los empleados.

Esta labor se vio favorecida en los últimos tiempos por muchas nuevas tecnologías y nuevos sistemas de comunicación e información. Estos nuevos sistemas son:

·         Internet: la gran ventaja que ofrece es la inmediatez con la que cualquier información puede llegar a cualquier lugar del mundo. Además es una gran fuente de información bibliográfica

·         Intranet: Es la aplicación de las bases de Internet pero dentro del ámbito de la empresa. Para la comunicación entre distintos lugares de al empresa utiliza los mismo servidores web que Internet.

·         Extranet: Es un instrumento que surge de la combinación entre Internet e Intranet. Extranet es el punto de confluencia de ambas, es decir,  una red externa a la empresa, una conexión vía Internet que permite acceder a una parte de las intranets de otras empresas que comparten los mismos objetivos o colaboran en determinados proyectos.

·         Servicio de mensajería instantánea: Es una herramienta que proporciona la posibilidad de mantener conversaciones en tiempo real. Permite realizar reuniones de trabajo online. Con las instalaciones de WebCam permite incluso que los usuarios puedan verse.

5.1       REDES DE COMUNICACIÓN

Se pueden definir como aquellas estructuras formales creadas por las empresas para hacer llegar la información a sus miembros.

De la elección de una estructura óptima o no, dependerá la eficacia o no de los procesos de comunicación, repercutiendo de forma decisiva en el clima laboral de la empresa.

Hay diferentes Tipos de Redes:

   1. Red en Cadena: La comunicación tiene lugar entre las personas que se encuentran más próximas, suele ser a través de los distintos niveles jerárquicos, es decir del jefe al mando intermedio y de este al trabajador y viceversa.

Es efica

2. Red en Círculo: La comunicación circula libremente entre todos, con independencia de su rango jerárquico. La comunicación es más lenta y se utiliza para resolver problemas complejos. Ejemplo, las reuniones, círculos de calidad.

   3. Red en Estrella: En este caso la comunicación está centralizada por el líder o jefe, que es quien se encarga de transmitir la información al resto de miembros. Es propia en empresas de organización tradicional. Ocasiona pérdida de tiempo o falta de coordinación.

   4. Red de varias direcciones o vías múltiples: Hay comunicación entre todos los miembros y en todas direcciones, lo que permite que la satisfacción de los miembros sea alta, al hacerles sentir parte integrante de la empresa.

5. Red en Y: combina la red en cadena con la red en estrella. Eficaz para realizar acciones complejas divididas en multiples acciones más simples. Los miembros más alejados del centro se sienten frustrados.

5. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS EN LA EMPRESA PRIVADA.

5.1   Documentos Internos.

CONVOCATORIAS:

Documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado temas que figuran en la propia convocatoria. También puede ser la publicación y difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas a sus empleados. (en tablón de anuncios o particular)

Se indica el lugar, la hora, y el orden del día por apartados.

ACTAS.

Documento por medio del cual se da fe de los hechos o de lo sucedido en reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y previamente han sido convocadas con carácter oficial. La anotación de lo acordado se hará siguiendo el orden del día que figurará en la convocatoria a esa reunión.

Es el secretario por medio de su firma el que se encarga de dar fe de ese documento por medio de su firma y la de los restantes miembros que conforman el órgano que convoca la reunión.

Suelen reflejarse en el libro de actas o registro, actualmente también son informatizadas.

El acta suele ser del siguiente modo:

ACTA En la ciudad de .... siendo las..... horas del día..... del ..... de 2004, se reúnen ................. en ....................con el siguiente orden del día. -Primero: -Segundo: -Tercero: .... Se abre la sesión..... se delibera..... y se llega al acuerdo siguiente..... Se abre un nuevo diálogo.... y se acuerda..... Ruegos y preguntas:............................. Y al no haber más asuntos que tratar se levanta la sesión a las ...... horas, y yo secretario doy fe.

AUTORIZACIONES:

Petición que hace un empleado a su jefe. Puede obedecer a varios motivos. No existe un formato o estilo normalizado para este documento, simplemente hay que expresarlo con claridad, brevedad y concisión.

AVISOS Y ANUNCIOS

Informaciones o noticias de carácter general que afecta a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Se suele colocar en el tablón de anuncios. Debe confeccionarse de forma clara y concisa, expresando el anuncio con claridad.

BOLETÍN O REVISTA

Suele confeccionarse en imprentas y contiene información referente al ocio y a la cultura ligada directamente con la empresa que la edita.

MEMORIAS         

Redacción de las actividades que se han llevado a cabo del programa de principio de temporada. Reflejan los datos y actividades llevados a cabo por la empresa, suele hacerse con carácter anual.

No debemos confundir este tipo de memorias con las memorias de cuentas anuales que son anotaciones contables que forman parte del libro de cuentas anuales.

NOTA INTERIOR

La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos de una empresas se comuniquen entre sí incidencias, peticiones, etc.

Partes de las que consta:

-         Inicio: nombre de la empresa y fecha en formato corto. La palabra DE: y a continuación el cargo de la persona que emite la nota. La palabra A:  y el  cargo y departamento de la persona a la que va dirigido. La palabra ASUNTO: y un resumen del motivo del documento.

-         Contenido: se especifica el motivo de la nota, su redacción debe ser breve y concisa. La exposición del documento ha de ser directa.

-         Final: firma de la persona que envía el mensaje.

ASINQUE Empresa de publicidad Fecha: 24-03-2004 DE: Jefe de departamento de contabilidad. A: jefe de departamento de ventas. Asunto: petición de extractos de cuentas.
	Te ruego nos remitas cuanto antes los extractos de cuentas de este                                   trimestre, así como todo lo relativo al estado general de las cuentas trimestrales susceptible de ser incluido en la declaración del segundo trimestre.

Se hace con lenguaje que denote compañerismo (Te ruego...)                                              

DOCUMENTOS EXTERNOS DE LA EMPRESA.

ANUNCIOS

ASINQUE Empresa de publicidad Anuncio: Editor artístico: Para ingresar en plantilla inmediatamente. Se requiere ser mayor de 25 años, tener la titulación apropiada y al menos un año de experiencia en un puesto similar. Se ofrece contrato indefinido a jornada completa y sueldo anual de 15.000 €. Interesados enviar currículo a Avenida de la Gaviota 5, 7ºJ 04008 Almería, adjuntar foto y carta de presentación.

Es el modo de publicar determinadas noticias que pueden ser de interés fuera de la empresa. Los motivos del anuncio pueden ser diversos, unas veces es obligatorio (oferta pública de adquisición) y otras veces es voluntario. El medio de difusión de los anuncios son los diarios.

Partes de las que consta

-         Logotipo de la empresa, razón social, la palabra AVISO o ANUNCIO,

-         motivo que lo origina, localidad y fecha de emisión, antefirma y firmado.

No hay modelo normalizado de anuncio.

CARTA CIRCULAR

Se utiliza principalmente para hacer el papel de carta comercial para anunciar algún evento a otras empresas o personas (cambio de domicilio social, inauguraciones, lanzamiento de productos..). por otro lado también sirve para dar instrucciones, procedimientos u órdenes sobre algún tema. En este caso es normal que vayan enumeradas correlativamente. Su presentación suele ser bastante sobria.

ASINQUE Empresa de publicidad Avd. Gaviota 5, 7º J 04008 Almería. Señor Adolfo Martínez Ruiz Calle Paloma 6 04008 Almería 24 de marzo de 2004 Estimado señor Martínez, Nos dirigimos a usted para notificarle el reciente cambio de domicilio de nuestra empresa. Actualmente estamos situados en la calle Gaviota número 5, 7º J, en Almería. Esperamos poder seguir ofreciéndole nuestros servicios y recibiendo su confianza desde nuestras nuevas instalaciones. Le agradecemos la atención prestada. Cordialmente ASINQUE. Directora gerente. Ruth Manzanares Ruiz.

TARJETAS:

Pueden ser de dos tipos; de VISITA o COMERCIALES.

Las primeras sueles ser de tamaño pequeño y rectangular y su contenido suele tener la identificación de la persona o empresa que la entrega, así como su dirección, teléfono, fax y otros datos de contacto.

El segundo tipo de tarjetas, las comerciales, son tarjetas de respuesta comercial y el franqueo está pagado.

INVITACIONES.

Documento por el cual un anfitrión invita a otra persona a asistir a algún tipo de acto o evento. Si el acto es público, la invitación se enviará a empresas o personas relativas a estas y es costumbre utilizar el SALUDA. Para actos privados o familiares suele hacerse por medio de invitaciones-

ASINQUE Se complace en invitarles al acto de inauguración de sus nuevas oficinas que tendrá lugar el próximo día 1 de abril en la nueva sede situada en la calle Gaviota, número 5, 7-j de Almería, a las 17 horas. Rogamos confirmen asistencia. 24 de marzo de 2004

SALUDA.

Documento utilizado en la empresa o cargos públicos para comunicar nombramientos, tomas de posesión de cargos, invitaciones a eventos, agradecimientos... Suele escribirse en tamaño A4 o A5.

Partes de las que consta:

-         INICIO: descripción del cargo de la persona que emite el documento en el centro y la palabra SALUDA en el centro mas abajo.

-         CONTENIDO: a... seguido de la persona con nombre, apellidos y cargo a la que va dirigido y con una breve exposición del motivo.

-         FINAL: nombre y dos apellidos de la persona que lo emite en el centro de la hoja y en el siguiente renglón y con minúscula una fórmula de despedida. El lugar de emisión y la fecha.

Frase de cortesía para el despido:

aprovecha la ocasión para reiterarle el testimonio de su consideración más distinguida.

NO se firma, se redacta en 3 PERSONA, NO se escribe la dirección del destinatario y no hay sello de la empresa.

Los márgenes: Izquierdo: 2 centímetros. Derecho 2 centímetros. Centrado por igual arriba y abajo.