EIE TEMA 4

TEMA 4: Puesta en marcha de una empresa

1.       LA TOMA DE DECISIONES PARA LA PUESTA EN MARCHA

La decisión que debe tomar un empresario a la hora de poner en marcha su empresa se agrupa en dos grandes bloques:

                1. DECISIONES ESTRUCTURALES: Son las que tienen que ser con las funciones básicas de la empresa por lo que también se denominan FUNCIONALES o DE ESTRATEGIA.

· Elección del nombre y la forma jurídica

· Localización y ubicación de la empresa

· Método de financiación

· Desarrollo del aprovisionamiento

· Sistemas de producción

· Política comercial

2. DECISIONES ORGANIZATIVAS: Tienen que ver siempre con el ámbito de la gestión de la empresa. Son las decisiones necesarias para desarrollar las decisiones estratégicas, por lo tanto también se llaman decisiones OPERATIVAS. Las más importantes son:

· Elección e implantación del tipo de organización. Estructura organizativa u organigrama.

· Organización de un sistema de administración y control

· La política de recursos humanos.

2. EL PLAN DE EMPRESA

Es el documento que identifica, describe y analiza una oportunidad de negocio, examina la viabilidad técnica, económica y financiera de la misma y desarrolla todos los procedimientos y estrategias necesarios para convertir dicha oportunidad de negocio en un proyecto empresarial concreto.

Como se puede desprender de la definición, el objeto fundamental del plan de empresa es analizar todas las variables que intervienen en el desarrollo de una oportunidad de negocio la elaboración del plan de empresa es libre, por lo tanto, cada emprendedor podrá estructurarlo y redactarlo como le parezca más útil y conveniente, pero hay que tener en cuenta que es imprescindible a la hora de poder acceder a ciertas fuentes de financiación ajenas como puede ser las subvenciones o los préstamos o créditos. El documento del plan de empresas a pesar de esta libertad debe presentar las siguientes características:

- Debe ser atractivo

- Debe ser ordenado, es decir, debe presentar una estructura coherente en la que se puede localizar fácilmente cualquier apartado

- Ser comprensible, esto implica que el lenguaje utilizado debe ser sencillo y claro.

- Debe ser riguroso lo cual conlleva que la información que contiene debe ser relevante y actualizada.

- Debe ser  realista, lo que implica que los objetivos que se planteen tienen que ser alcanzables con los recursos de los que se dispone.

2.       1. CONTENIDO DEL PLAN DE EMPRESA

Como ya se señaló la estructuración es libre, sin embargo si debe contener unos requisitos de información mínimos que deben contener. Estos requisitos se concretan en los siguientes grandes apartados o suplanes:

ü  PLAN DE PUESTA EN MARCHA ,deben aparecer  las decisiones a tomar sobre las tres funciones estratégicas u organizativas

-      Forma jurídica de la empresa, se debe indicar cuál es, identificar los propietarios y los estatus de la sociedad.

-      Localización, se debe indicar cuál es la localización de la empresa y los motivos e criterios por los que se decide, esa localización.

-      Inversión-financiación, se indican las inversiones necesarias para la puesta en marchar (instalaciones, maquinaria, gastos de inicio de funcionamiento…) y el medio mediante el cual vamos a financiar estas inversiones(créditos)

ü  Plan de operaciones: En este documento se incluyen las decisiones estratégicas sobre el aprovisionamiento y la producción. Los más importantes son las determinadas  de la función logística de la empresa y elegir el sistema o modo de producción y adecuado.

ü  Plan de marketing: Se incluyen en él todas las políticas de marketing, hay un concepto que es el marketing mix que indica que en el marketing se trabaja sobre cuatro variables fundamentales:

-      Producto: Se incluyen las medidas que tome sobre mi producto, servicio de cara a su posterior venta.

-      Precio: Se debe indicar cuáles son mis políticas de precio (si voy ofrecer o no algún tipo de descuento, rebajas, varios servicios…)

-      Distribución: se refiere a la forma de hacer llegar mi producto o servicio a los consumidores

-      Promoción: Se refiere a todas las medidas que puedo tomar para dar a conocer mi servicio a los consumidores. Dentro de la promoción es especialmente relevante la publicidad.

ü  Plan de recursos humanos: En este documento se debe definir los puestos de trabajo que va a haber en mi empresa y el perfil de las personas que van ocupar esos puestos.

ü  Plan económico-FINANCIERO Es un documento en el que se va establecer la tesorería mínima precisa (cuánto dinero líquido necesito para mi financiación), el fondo de maniobra adecuado (capital que se va a mover en el corto plazo menos de un año) una previsión de resultados económicos y de ingreso y gastos del siguiente ejercicio.

3. TRAMITES DE PUESTA EN MARCHA DE UNA EMPRESA

3. 1. TRAMITES RELACIONADOS CON LA ADOPCION DE LA PERSONALIDAD JURIDICA

ü  Certificación negativa de nombre: Es la comprobación y posterior acreditación de que el nombre elegido para la sociedad no coincide con el de ninguna otra jurídica ya registrada. Se remite un empresa que existe por tal efecto al registro mercantil central al que se indica cual es el nombre elegido y otras dos opciones por orden de preferencia por si el elegido, ya estuviera ocupado.

ü  Calificación de las sociedades laborales: Este trámite solo es obligatorio para las sociedades laborales y cooperativos y consiste en certificar que nuestro proyecto de estatus se ajusta a lo que indica la ley de sociedad laborales es la ley de sociedades cooperativas. Es un trámite que se realiza en la oficina de la delegación provincial de la administración autonómica del departamento de trabajo.

ü  Escritura pública de constitución: Es un documento público en el que los promotores de una empresa expresan su voluntad de constituir una sociedad. Debe contener la identificación de los promotores, el objetivo social y el texto de los estatutos. El requisito de la pública se cumple porque se otorga escritura  pública ante notario, por lo tanto es un trámite que se gestiona en una notaría.

ü  Liquidación del impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados (ITPAJD): Es un impuesto indirecto que graba las transmisiones patrimoniales, las operaciones societarias y los actos jurídicos documentados. La constitución de una sociedad como hemos visto en el tramite anterior, es un acto jurídico documentado, por lo tanto se debe pagar este impuesto. Se debe pagar ante la delegación provincial de hacienda un 1% del capital de la sociedad que se quiere constituir.

ü  Solicitud de código de identificación fiscal (CIF): Es una convicción de una letra y ocho cifras que identifica a las sociedades a efectos fiscales (la letra A indica que tipo de sociedad, la letra B sociedades limitadas, las dos primeras cifras indican la provincia).Se solicitan en la delegación provincial de la agencia tributaria en un plazo de 30 hábiles desde el otorgamiento de la escritura de constitución.

ü  Inscripción en el registro correspondiente: Es el acto de publicidad legal de la personalidad jurídica de la sociedad. Las sociedades mercantiles se inscriben en el registro mercantil provincial; las sociedades laborales en el registro de sociedades laborales de la comunidad autónoma y las cooperativas en el registro  general de cooperativas.

3. 2. TRAMITES GENERALES DE PUESTA EN MARCHA

trámites Ante la agencia tributaria

-  Alta en el impuesto de actividad económica (IAE): Es un tributo local que graba el ejercicio de actividades empresariales y profesionales. Se debe de realizar diez días antes del comienzo de la actividad.

- Declaración censal: Es la declaración para formar parte del censo de empresas. También se debe de realizar en caso de la modificación de la actividad o del cese.

- Presentación de los libros de contabilidad: Lo tiene que realizar solamente los profesionales y los empresarios individuos en régimen de estimación directa de IVA. Actualmente no es necesario presentar libros, basta con presentar un impreso facilitado por la agencia tributaria.

trámites Ante el ayuntamiento

- Licencia de actividades e instituciones (Licencia de apertura): Se concede una vez que se demuestra que las instalaciones se ajustan a la normativa urbanística y que se cumple con los requisitos de seguridad e higiene. Se debe presentar una maniobra descriptiva de las actividades previstas, planos del local, fotografías de la ubicación del local y presupuesto de la reforma del local.

- Licencia de obras: Cualquier reforma o modificación que se realice en un inmueble urbano implica solicitar ante el ayuntamiento  una licencia de obras. Se solicita, los ayuntamientos emiten una licencia provisional que habilita para iniciar inmediatamente las obras, la licencia, definitiva suele atrasarse  bastante.

- Alta en los servicios de aguas y basura: Es un trámite necesario previo a la conexión a la red pública de agua conveniente. Se gestiona en el servicio municipal de agua y ya en el mismo trámite se realiza el alto en la recogida de basuras.

- Cambio de titularidad o actividad: En el caso de recibir por traspaso  una actividad ya en marcha o si después de seis meses de comenzar una actividad, deseamos cambiarla podremos hacerlo comunicándoselo al ayuntamiento mediante ese trámite .La actividad tiene que comenzar a funcionar en un plazo de seis meses desde que se solicita el cambio.

trámites Ante la tesorería general de la SEGURIDAD SOCIAL

- Inscripción de la empresa en la seguridad social: Toda empresa que tenga pensado tener a trabajadores contratados debe inscribirse en la seguridad social como contratante. Este trámite se debe realizar antes del inicio de la actividad y en todas las provincias en las que tengamos centros de trabajo con personal contratado...

- Alta en el régimen especial de trabajadores autónomos(RETA):Los empresarios individuales, los socios trabajadores de cualquier forma societaria deben darse de alta en el RETA

- Alta de trabajadores en el régimen general: Los empresarios tienen la obligación legal de dar de alta a sus trabajadores para que estos estén cubiertos por las distintas contingencias. En caso de que sea el primer empleo se debe realizar la afiliación, que es el proceso de adhesión al sistema de la seguridad social. Se realiza una vez y es válido para toda la vida.

trámites Ante la delegación provincial de trabajo

- Comunicación de apertura de un centro de trabajo: Es la notificación obligatoria que el empresario debe hacer a las autoridades laborales anunciándoles la apertura de un centro de trabajo .Se debe realizar en un plazo de 30 días desde dicha apertura y además es necesario presentar el libreo de visitas ara que sea sellado.

OX TEMA 3

Tema 3: La estructura organizativa, funcional y productiva de las empresas. El organigrama

1. Estructura organizativa

Las empresas deben organizarse según los distintos factores que intervienen. Esto conlleva lo siguiente:

- Dividir la actividad total en grupos de actividades caracterizados por un determinado objetivo.

- Asignar a cada grupo de actividades un responsable y un conjunto de personas encargados de llevarlas a cabo.

- Establecer los mecanismos para que pueda existir una buena coordinación.

Según el tipo de empresa se pueden considerar distintos conjuntos de actividades denominados áreas funcionales. En general en las empresas se distinguen o diferencian las siguientes áreas funcionales:

- Aprovisionamiento o compras. Es la responsable de obtener todos los materiales y servicios que necesite la empresa para su funcionamiento. En esta área se atiende a todas las cuestiones relacionadas con las necesidades de materiales, contactos con proveedores, recepción y almacenamiento de los materiales y su distribución en el ámbito interno de la empresa.

- Producción. En este área se transforman las materias primas en productos acabados mediante la aplicación de una determinada tecnología. Los principales objetivos de esta área se describen en términos de productividad, calidad, fiabilidad y adaptabilidad. El área de producción de una empresa funciona de forma satisfactoria si se obtienen los objetivos fijados, se minimizan los costes del proceso productivo y el producto final cumple con las especificaciones de calidad previstas.

- Comercial o ventas. Esta es la área encargada de definir que ha de venderse en una empresa y a quien, de dar a conocer los productos a los potenciales usuarios y facilitar su distribución. Las principales tareas de esta área se concretan en estudiar el mercado, la formulación de los precios del producto y la definición de las estrategias de producción y distribución.

- Recursos humanos. En esta área se toman las decisiones sobre organización del personal, la selección, la administración de los recursos humanos, la formación de los trabajadores y las relaciones con los representantes de los trabajadores.

- Administración. Esta es la área encargada de las distintas tareas administrativas. En concreto se desarrollan tareas como la atención al público, la gestión del correo y la mensajería, labores de archivo, y tareas de facturación y contabilidad.

- Área económico-financiera. Es la que se encarga de tareas relacionadas con la obtención de recursos financieros, la determinación de los resultados económicos, la composición del patrimonio, la determinación de las formas de financiación para la empresa y el control de los costes en la empresa.

- Dirección y control. La función de dirección es la que se encarga de establecer los objetivos de la empresa y aplicar del modo más conveniente los factores productivos con los que se cuenta para su consecución. La dirección tiene una importancia crítica en la vida de la empresa ya que constituye el ámbito en el que se llevan a cabo las tareas fundamentales en cuanto a objetivos, planes, organización y control.

Todo lo dicho pone de relieve la necesidad de establecer una estructura organizativa que permita la adecuada coordinación entre todas las áreas funcionales. Desde este punto de vista podemos definir la empresa como un sistema constituido por diversas partes coordinadas e ínter relacionadas denominadas áreas funcionales con un objetivo común: la generación de beneficios.

2. Los puestos de trabajo. Relaciones jerárquicas y funcionales

Por razones de especialización las tareas que se desarrollan en las funciones vistas en el punto anterior se agrupan según contenidos homogéneos y se asignan a personas determinadas. El conjunto de tareas que corresponden a una persona se denomina "puesto de trabajo" y normalmente agrupa tareas homogéneas que corresponden a una función o área funcional.

Los puestos de trabajo para estar bien asignados deben estar diseñados según las siguientes características:

- Definir las tareas encomendadas, que es lo que tiene que hacer la persona que ocupe ese puesto en la empresa.

- Atribuciones. Se refiere a las decisiones o iniciativas que puede tomar libremente un trabajador en su puesto.

- Las responsabilidades. Se trata de aquello por lo que se le va a pedir cuentas de su cumplimiento al trabajador que ocupe un puesto de trabajo.

- Las relaciones con otros puestos de trabajo. Son las relaciones de dependencia entre los distintos puestos de trabajo en una empresa.

"Relación de dependencia jerárquica": En una empresa, como en cualquier organización, unos puestos de trabajo siempre están supeditados a otros; por lo tanto se establecen relaciones mando-subordinado. Por dicha relación el mando establece las formas de actuación del subordinado, coordina y organiza su trabajo y le marca los objetivos a alcanzar. Esta relación mando-subordinado es lo que se conoce como dependencia jerárquica.

"Relación de dependencia funcional". A medida que las empresas fueron creciendo las relaciones de dependencia jerárquica son insuficientes. La dependencia funcional tiene que ver con las tareas y funciones particulares que desarrollen los trabajadores en la empresa por lo tanto se tendrá esta dependencia de personas que realicen las mismas funciones pero que tengan superior rango jerárquico.

Como se puede ver en el organigrama el jefe comercial de la fábrica 1 Tiene una relación de dependencia jerárquica con respecto al director de su fábrica y al mismo tiempo una relación de dependencia funcional respecto al director comercial de la empresa.

3. La estructura organizativa básica de una empresa.

La organización básica de responsabilidades d gestión se estructura de forma piramidal desde la dirección general de la empresa hasta las unidades operativas según una escala con diferentes niveles jerárquicos. Esa escala jerárquica constituye la línea de mando que realiza la unión entre la función de dirección general y las funciones concretas de las unidades operativas.

-Unidad operativa: son las secciones responsables de realizar actuaciones concretas previamente planificadas en el organigrama de la empresa.

- Funciones de servicio o estandarización: son las relativas a los recursos humanos, la contabilidad, la informática o incluso la económica-financiera.

-Servicios o funciones de asesoramiento: serían las funciones de asesoría jurídica, asesoría fiscal...

Las grandes empresas pueden realizar ellas mismas, con empleados propios, todas estas funciones de servicios y de asesoramiento; pero las pequeñas empresas por una cuestión de limitación de recursos no. Cuando estas funciones son contratadas a otras empresas o profesionales, es decir, se desarrollan fuera del ámbito de la empresa se habla de funciones de STAFF.

3.1 Formas de organización.

Los criterios para realizar la estructura de organización son muy diversos. Obedecen a razones de estrategia empresarial, de las características de las personas que la componen y del tipo de actividad que se desarrolla. Los criterios concretos más utilizados son los siguientes.

- Organización por funciones: se organiza la empresa según las distintas actividades que se desarrollan. Un ejemplo es el visto en el punto 2 donde la empresa tendría departamentos como producción, comercialización, administración, recursos humanos, etc...

- Organización por especialidades de la empresa: Pe: un hipermercado se organiza en función de los tipos de producto que vende y así tendría departamentos como alimentación, textil, menaje y hogar, etc...

- Organización en función de los mercados: Pe: una empresa de recambios del automóvil podría tener dos departamentos en función de los dos grandes mercados que tiene: el 1 sería el de los fabricantes de automóviles y el 2 sería el de las tiendas de recambios o repuestos.

- Por zonas geográficas: sería organizar en función de provincias, regiones, municipios...

- Por las tecnologías que se utilicen: sobre todo distinguiendo entre tecnologías de producción.

-Organización según los tipos de clientes.

Elegir una y otra forma de organización es responsabilidad del máximo responsable de la empresa. Sea cual sea la que elija debe tener presentes los siguientes criterios:

-Unidad de responsabilidad: la responsabilidad sobre funciones o tareas homogéneas o parecidas debe asignarse a un sólo puesto de trabajo o a una persona.

-Unidad de mando: cada subordinado debe tener un solo jefe y no funciona nunca que dos jefes manden a la misma persona o subordinado.

-Homogeneidad de las tareas: las tareas a desarrollar en cada puesto de trabajo deben tener un contenido lo más homogéneos posible o por lo menos tender a un mismo objetivo empresarial.

-Economía de medios. Las funciones y tareas asignadas a un puesto de trabajo deben dar lugar a la ocupación total del tiempo de trabajo de la persona que ocupe el puesto.

-Especialización. Cuando una actividad no puede ser desarrollada por una persona polivalente es necesario crear un puesto de trabajo específico para un especialista en dicha actividad.

-Grado de encuadramiento. Es el número de personas supervisadas por un mando. Se considera ideal la relación un mando para 7 o 8 personas.

3.2 La estructura de organización.               "El organigrama"

El organigrama es la representación gráfica de las distintas áreas funcionales de una empresa, de sus funciones, de los niveles de autoridad y de las dependencias de la misma. Para que un organigrama sea útil ha de cumplir con los siguientes características:

-Debe ser fácilmente comprensible.

-Debe presentar todos los elementos importantes.

-Debe incluir la denominación específica de cada unidad o área funcional que se represente.

-Debe mostrar correctamente las relaciones de dependencia jerárquica y funcional.

Existen muchos tipos e incluso criterios de clasificación de los organigramas. En todos los casos los más importantes que podemos considerar son los siguientes:

·         Organigrama vertical:

Tiene estructura piramidal y se representan los niveles de jerarquía de arriba hacia abajo, indicando siempre, puestos de la misma jerarquía al mismo nivel horizontal.

·         Organigrama horizontal:

Es como el anterior pero se representa la jerarquía de izquierda a derecha.

·         Organigrama matricial

Es una combinación de las dos anteriores, se utiliza en empresas grandes y que tengan áreas de actividad diferenciadas entre si o simplemente proyectos diferenciados. Supone la existencia de una doble dependencia:

-Dependencia orgánica: es la que se tiene por el tipo de tareas o funciones que se desarrollan y con respecto al jefe de esa área o departamento dentro de la empresa. Se representará verticalmente.

- Dependencia funcional: Es la que se tiene por estar asignado específicamente a un proyecto o área de actividad. Se representa horizontalmente.

·         Organigrama circular:

Se representa mediante círculos concéntricos y cada uno simboliza los distintos niveles jerarquía el punto donde se juntan todos los círculos representa el director general. A continuación podemos ver dos ejemplos:

 

·        
Organigrama escalar:

La autoridad va de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo

Organigramas por su tipo:

A su vez podemos contar con organigramas que se clasifiquen por su tipo:

• Generales: Este tipo de gráfico mostrara la organización general de la empresa sin entrar en detalles en cuanto a responsabilidades y misiones de los distintos escalones que la componen.
• Específicos: Este tipo de organigrama gráfica al detalle la conformación de un sector particular del organigrama general.

Desde mi punto de vista la confección de un organigrama es fundamental para que los distintos escalones de responsabilidad tengan absolutamente claros cuales son las misiones, responsabilidades y obligaciones de cada uno de los elementos que componen la organización. A su vez mediante el organigrama de empresa, los factores humanos que la componen sabrán quienes preceden y son precedidos, y cuáles son las líneas de interdependencia entre cada escalón de la organización.