RET TEMA 8

TEMA 8:  LAS REUNIONES DE TRABAJO.

1.     Concepto.

            Una reunión laboral es la congregación en el ámbito del trabajo de personas con un perfil profesional y unos intereses comunes, que se unen para tomar alguna decisión, recibir o dar información sobre algún asunto o recibir algún tipo de formación laboral.

            Las razones por las que se celebran las reuniones pueden ser muy diversas:

• Tratar de aumentar la interacción o confianza entre los miembros de un equipo de trabajo.
• Tomar decisiones sobre algún asunto importante.
• Neutralizar problemas o enfrentamientos entre personas.
• Comunicar información interesante para el desarrollo del trabajo diario.
• Conseguir algún objetivo concreto.

Para que podamos considerar como reuniones de trabajo las reuniones que se producen en la empresa deben presentar las siguientes características:

• Deben asistir al menos dos personas.
• Siempre deben comprender un procedimiento o secuencia de acciones, tipificado en la empresa.
• Tienen lugar en un lugar y tiempo determinados previamente para los asistentes
• Los participantes comparten un tema común sobre el que van a dialogar, tomar decisiones, compartir información, etc.

2.     Elementos de las reuniones laborales.

a)      Asistentes:

dentro de los asistentes habrá que distinguir primero entre convocantes y convocados. El convocante suele ser una sola persona. Por otra parte la mayor o la menor participación de los asistentes irá en función de su número, si son muchos el grado de participación de los distintos asistentes disminuirá mucho. El número de participantes ideal para la eficacia de las reuniones de trabajo son entre 5 y 7.

b)      El tiempo:

En este apartado no referiremos al momento concreto en el que se convoque la reunión, y a la duración de la misma.

·         En cuanto al momento, para ser convocada deberemos buscar el momento de la jornada laboral en  el que menos se perturbe el ritmo de trabajo de las personas convocadas.

·         Por otro lado la duración nunca ha de ser excesiva como para hacerse pesada para los participantes ni muy corta como para no ser eficaz  en el objetivo a tratar. Tal y como demuestran las gráficas de atención y cansancio la duración ideal de las reuniones  se establece en torno a las 2 horas, no considerándose conveniente un tiempo superior a las dos horas y media ni inferior a la hora y media.

c)      El lugar:

El espacio físico concreto en que se desarrolla la reunión deberá acondicionarse o estar acondicionado en términos de espacio, luminosidad, temperatura, etc. Con las nuevas tecnologías los espacios no tienen porque ser reales, se puede tener una reunión en un espacio virtual.

d)      El tema y la finalidad de la reunión:

El tema es el asunto concreto de que se va a hablar y se suele subdividir en puntos del orden del día.

La finalidad de la reunión hace referencia los objetivos que se quieren alcanzar en ella.

3.     La eficacia de las Reuniones.

La eficacia se puede cuantificar según el consenso logrado en la toma de decisiones entre los participantes y la  alcanzada en este proceso.

Para que una reunión sea eficaz ésta debe:

• Ser necesaria.
• Estar adecuadamente preparada
• Contener un plan de actuación

4. Tipología de las reuniones.

Podemos establecer distintas clasificaciones de las reuniones en función del criterio que adoptemos para clasificarlas. Los principales criterios de clasificación son:

a)      Por la finalidad u objetivo en función de los objetivos se pueden distinguir estas reuniones:

·         Informativa: su finalidad es exclusivamente informar a los asistentes sobre algún tema o asunto

·         Consultivo-Deliberativas: Aquí el objetivo es estudiar problemas del equipo de trabajo analizando ventajas e inconvenientes de las distintas alternativas. No son reuniones para llegar a acuerdos o tomar decisiones, solo son para estudiar propuestas

·         Formativas: Su finalidad es instruir a los participantes en algún aspecto o tema concreto del trabajo.

·         Decisorias: Son las reuniones que tienen como objetivo la toma de decisiones sobre un asunto o problema planteado.

b)      Por el número de participantes:

·         Reuniones de grupo pequeño: Cuando intervienen de 3 a 7 participantes.

·         De grupo mediano: De 8 a 20 participantes.

·         De gran grupo: De 20 a 40 participantes.

·         Asamblea: cuando intervienen más de 40 personas.

c)      Por el contenido o la temática:

• Reuniones de información descendente, ascendente u horizontal: En las descendentes la información se transmite de los jefes a los  subalternos; en las ascendentes la información se transmite de los empleados a los mandos y en las de información horizontal la información se transmite entre personas que tienen el mismo rango.
• Reuniones privadas o públicas: en las privadas el asunto a tratar no debe ser conocido por nadie más que los asistentes, en las públicas todo lo contrario.
• Reuniones formales o informales: las formales están programadas y organizadas  y las informales se producen cuando se agrupan trabajadores sin un fin concreto.

d)      Por la frecuencia:

Atendiendo a cada cuanto tiempo se celebre.  Distinguimos:

• Reuniones periódicas: Aquellas que se dan de forma habitual y periódica. Pueden ser diarias, semanales, mensuales, etc.
• Reuniones de duración continuada: Se desarrollan en varias sesiones de forma continuada durante un periodo de tiempo prefijado.
• Reuniones esporádicas o puntuales: Se realizan cada cierto tiempo sin que el tiempo entre una y otra este fijado previamente.

5.     Características de los participantes en una reunión.

a)      Los asistentes:

las actitudes de los asistentes pueden ser de tres tipos:

• Actitud Participativa. Estas personas facilitan el desarrollo de la reunión. También hay actitudes participativas en sentido negativo, que sólo tienen intención de criticar.
• Actitud Pasiva. Son personas que asisten y no participan. Esto puede ser por dos motivos: por timidez o por aburrimiento. A estos problemas un buen moderador le debe de saber dar solución.
• Actitud Negativa. Hay varias actitudes negativas, entre ellas la egoísta de intentar aprovecharse personalmente de la reunión o la de las personas que interrumpen porque les gusta ser escuchadas.

b)El moderador:

Es la persona que conduce la reunión,  mantiene el orden en la reunión y se encarga de cumplir con lo señalado en el orden del día.

* FUNCIONES DEL MODERADOR:

• (Con respecto a la dinámica agrupada)
• Motivar la participación.
• Apoyar a los tímidos y moderar a los habladores.
• Estar atento a las posibles tensiones.
• Mostrar una actitud imparcial.
• (Con respecto a elementos organizativos)

o   Debe preparar el lugar del encuentro.

• Manejar los horarios de trabajo
• Determinar quien levanta el acta de la reunión.
• Establecer las reglas de comunicación.

• (En cuanto a las técnicas y herramientas de trabajo el moderador debe)
• Explicar las herramientas que se van a utilizar.
• Buscar el consenso sobre la metodología.
• Apoyar la aplicación de las herramientas acordadas.

• (Para estructurar la reunión debe):
• Visualizar el proceso de la discusión: resumir cada fase mediante la retroalimentación y elaborar las conclusiones finales.
• Mantener la visión panorámica y el hilo conductor durante la discusión.
• Asegurar la elaboración de un plan de acción y su seguimiento.
• Si fuera necesario aclarar los puntos confusos a los participantes.

 6 Fases de una Reunión

            Para alcanzar el objetivo de una reunión es necesario planificarla meticulosamente. Para esto, hay que tener en cuenta las cuatro siguientes fases de una reunión:

A.      Fase de Planificación: En esta fase se establecerán los cimientos sobre los que se van a asentar el éxito de la reunión. En la planificación se incluyen las siguientes tareas:

·         se estudian los objetivos de forma pormenorizada (al detalle) y se establece un orden de prioridades.

·         Tras analizar los objetivos en esta fase lo siguiente que tendremos que hacer será plantearse quienes van a ser las personas que deben asistir a la reunión,

·         el tipo de reunión que se va a realizar  

·         la hora de comienzo y finalización.

B.      Fase de preparación: En esta fase se elabora un orden del día en el que figuren los objetivos de la reunión, el lugar y el horario de dicha reunión. Si es necesario preparar documentación para la reunión se preparará.

C.      Reunión propiamente dicha:

Durante la reunión cobra importancia el papel del moderador que es quien se va a encargar de abrir y cerrar la reunión y de marcar el ritmo de la misma.

Las reuniones comenzarán siempre con la lectura del orden del día y si es necesario la presentación de los asistentes y la justificación de su presencia en la reunión.

Durante la celebración también se encargará de dar los turnos de palabra y velará por que vayan cumpliéndose los distintos objetivos de la misma, teniendo en cuenta que la finalidad es tratar los puntos del orden del día y llegar a acuerdos sobre ellos.

Por último debe tratar de que la reunión termine a la hora señalada. Si cuando se cumple esta hora no se han podido ver todos los puntos del orden del día es preferible convocar una nueva reunión que prolongar esa.

D.     Fase de seguimiento: Es necesario hacer un seguimiento de la puesta en práctica de los compromisos alcanzados en la reunión. Si fuera preciso se deben corregir las posibles desviaciones. También es conveniente elaborar un informe para los asistentes en el que notificaremos los resultados de la aplicación de lo decidido en la reunión.

7: Pautas y Técnicas para organizar una reunión.

                        A la hora de planificar y preparar una reunión hay que tener en cuenta las siguientes pautas:

·         Definir el Objetivo.

·         Asegurarse de elegir la mejor fecha.

·         Buscar el lugar de reunión más adecuado.

·         Elaborar los contenidos y el listado de personas asistentes.

·         Definir métodos y técnicas que se utilizarán en la reunión.

·         Preparar la logística (todos los materiales y documentos que se van a utilizar).

Por otra parte las técnicas esenciales a las que debe recurrir un buen moderador para llevar a buen término una reunión y manejar el grupo son:

·         Las preguntas: Las preguntas son la principal herramienta de un moderador. Se utilizan para iniciar fases de trabajo, aclarar situaciones difíciles o animar a la participación y a la generación de ideas. Pueden ser:

o   cerradas ( solo se puede responder si o no ),

o   abiertas (no se deben responder si o no)

o   sugestivas,

o   manipuladoras (para tratar de manipular la opinión o decisión de otros)

·         Las reglas básicas de convivencia. Se establecen al principio de la reunión y es donde indicamos como han de comportarse los asistentes (como indicar el deseo de intervenir, el tiempo de turno de palabra, etc).

·         El manejo de situaciones conflictivas. Los motivos principales para la aparición de situaciones conflictivas suelen ser los malentendidos las distintas expectativas de los participantes, las frustraciones personales o la comunicación inadecuada. Algunas técnicas para resolver estas situaciones son aclarar los malentendidos, hablar en un aparte con la persona que presente una actitud negativa, a veces ignorar un comportamiento inapropiado, etc.

·         Las técnicas de visualización. La visualización implica reducir, resaltar y transformar la información. Esto se puede hacer mediante palabras clave, símbolos, flechas, colores, objetos, videos, diapositivas, fotografías, dibujos, gestos o mímica.