TEMA 5: GESTION DE STOCKS
1. CUESTIONES BÁSICAS
1.1.
¿QUÉ ES UN STOCK?
Es una reserva
cualquiera no empleada que tiene valor económico. Los stocks están constituidos
por el conjunto de materiales con valor económico que se encuentran en un
cierto momento en alguna parte del sistema productivo.
Contrariamente a lo
que sucede con los bienes, los servicios presentan la particularidad de que no
son almacenables, ya que la producción y el consumo tienen lugar
simultáneamente.
1.2.
¿SON REALMENTE NECESARIOS LOS
STOCKS?
El stock no es malo
per se. Para cada conjunto de circunstancias, hay un nivel de stock adecuado;
si el nivel de stock es demasiado alto es muy probable que haya algún aspecto
del entorno poco favorable.
Si un producto tiene
una demanda fuertemente estacional, la manera más adecuada de hacer frente a
esta situación es acumular stock en los meses que preceden a los de la demanda
más alta.
La fórmula de LOTE
ECONOMICO de Harris-Wilson sostiene que el tamaño del lote depende de la
demanda conocida, del coste de solicitar o lanzar un pedido, y del coste de
posesión de una unidad de producto durante una unidad de tiempo.
La necesidad de stocks
sirve para prevenir:
- Atrasos de los
proveedores
- Fallas de calidad en
los suministros
- Problemas con el
transporte de materias primas y materiales
- Tamaños de los lotes
económicos tanto para la compra como para el transporte
- Fallas en la calidad
de producción propia
- Atrasos en la
producción propiamente dicha
- Desajustes transitorios
entre capacidades y demandas
1.3.
¿QUÉ FUNCIONES DESARROLLAN LOS
STOCKS?
Los stocks han
cumplido, cumplen y cumplirán una serie de funciones en los sistemas
productivos, independientemente de si su gestión se realiza de la manera más
adecuada. Los stocks se pueden clasificar en las siguientes categorías:
v Stocks de ciclo:
Muchas veces resulta más barato lanzar una orden de compra o de
fabricación (pedido) de un volumen superior a las necesidades del momento, cosa
que da lugar, por supuesto, a un stock que con el tiempo se consumirá. Todas estas reservas se llaman genéricamente
stocks de ciclo, ya que se presentan periódicamente con una pauta de
comportamiento repetitiva, y su función es conseguir una mayor flexibilidad al
permitir desacoplar operaciones del sistema productivo.
v Stocks estacionales o de
anticipación:
Productos con una demanda fuertemente estacional. La promoción de un producto
también puede dar lugar a un incremento esperado de las ventas; a pesar de que
en este caso, a diferencia del anterior, el incremento supuesto no se deberá
únicamente a las costumbres de los consumidores. El avance de la producción al consumo da
lugar a los stocks estacionales o de anticipación, cuya función principal es
equilibrar y distribuir la producción en el tiempo para afrontar las
fluctuaciones conocidas de la demanda; aunque también sirven de protección para
afrontar el incremento de precios de las materias primas o las interrupciones
previsibles en el suministro.
v Stock de seguridad: Está constituido por las reservas
que cumplen la función de proteger el sistema productivo en lo que se refiere a
las variaciones no previstas de la demanda de los clientes o en el suministro
de los proveedores.
v Stock de tránsito: Para alcanzar un flujo de
materiales ininterrumpido entre las fases de un proceso de producción hay que
disponer de reservas de artículos con diferentes grados de elaboración.
1.4.
¿QUÉ SE ALMACENA?
Los sistemas
productivos, sobre todo, los destinados a la producción de bienes, disponen de
un material con diferentes grados de elaboración para fabricar productos.
Las reservas son de
índole muy diversa. Si se atiende al grado de elaboración y el papel que
cumplen en el producto final, los stocks pueden ser clasificados en las
categorías siguientes:
Materias primas: están constituidas por todos los
artículos que la empresa compra a los proveedores externos.
Componentes: son productos que normalmente se
compran a proveedores externos, pero a diferencia de las materias primas, el
nombre del componente se reserva para los artículos que se reservan
directamente para operaciones de acoplamiento sin soportar ninguna
transformación.
Obra en curso: si hacemos una instantánea de una
planta en horas de trabajo vemos materiales que experimentan transformaciones o
que esperan entre dos procesos consecutivos y sirven de enlace entre uno y
otro.
Productos semielaborados: son artículos que han recibido una
parte de las operaciones de producción, pero que no estarán a punto para la
venta hasta que todo el proceso se complete.
Productos acabados: son los artículos finales destinados a
satisfacer directamente al consumidor o a la empresa que los requiere.
Subproductos: también son productos finales,
pero su obtención y elaboración no es el objetivo para el que se ha diseñado el
sistema productivo, sino que tienen un carácter accesorio o secundario respecto
a la fabricación dominante.
Recambios o suministros: son materiales que necesariamente
se consumen o se usan en el proceso productivo, pero que no se incorporan de
una manera directa al producto.
Envases y embalajes: son elementos que se usan para que
el transporte del producto para que se haga en las condiciones adecuadas.
1.5.
¿ES POSIBLE CONTROLAR SIEMPRE LOS
STOCKS?
En el supuesto de que
el nivel de stock se quiera mantener constante, deberán coincidir los caudales
de entrada y de salida en todo momento, cosa que significa que tanto la
entrada, como la salida estarán perfectamente controladas y sincronizadas. Es
evidente que en este caso se podría suprimir el depósito y hacer el stock igual
a cero.
Esto no significa que
mantener un nivel de stock constante sea siempre lo más deseable y que lo
contrario indique que el sistema está fuera de control.
El control completo
sobre el sistema no siempre será posible. A veces se producirá un descenso en
el nivel de stock superior a lo esperado, esto pasará cuando la solicitud sobre
el sistema sea superior a la prevista, o la tasa con que el material entra sea
menor que la deseada. Otras veces el nivel de stock aumentará por encima de lo
previsto por un descenso inesperado de la demanda.
1.6.
¿QUÉ FACTORES INTERVIENEN EN LA
GESTION DE STOCKS?
La gestión de stocks
comprende un conjunto de actuaciones y decisiones orientada a minimizar los
costes que están asociados a ella y su misión es responder a las preguntas
básicas siguientes:
¿Con
qué frecuencia se ha de conocer o determinar las reservas de un artículo?
¿Cuándo
se ha de lanzar un pedido o una orden de fabricación de un artículo?
¿Qué
cantidad se ha de solicitar cada vez que se lanza una orden?
La evolución de los
stocks de un artículo está condicionada por la demanda del mismo artículo: si la demanda fluctúa, se producirán
oscilaciones importantes en el nivel de stocks, las solicitudes distintas en
los diferentes meses del año harán aparecer stocks estacionales. Este factor
tan decisivo en la gestión de stocks presenta una serie de características, que
permiten clasificar la demanda de la siguiente manera:
Continua/discreta: la demanda puede variar según el
entorno y la presentación del artículo concreto.
Determinista/probabilista: una de
las bases de la gestión de stocks es el conocimiento de la demanda futura; hay
casos en los que se supone perfectamente conocida, otras veces se supone que
los valores que la demanda puede adoptar se presentan con una cierta
frecuencia.
Dependiente/independiente: la demanda de componentes
dependerá de la demanda de productos finales, mientras que la de estos últimos
se considerará independiente.
Homogénea/heterogénea: la demanda es homogénea cuando
presenta una tasa constante en el tiempo.
Diferida/perdida: cuando no
se satisface la demanda a veces existe la posibilidad de aplazar la entrega
para satisfacerla posteriormente, en este caso diremos que la demanda es
diferida, otras veces se pierde definitivamente (demanda perdida). En ambos
casos la demanda insatisfecha da lugar a una ruptura de stock.
Es evidente que la
constitución de stocks supone unos costes;
algunos se pueden cuantificar fácilmente, otros difícilmente se pueden
concretar y medir; entre los primeros encontramos los siguientes:
Coste de adquisición: es el coste que tiene lugar cada vez que se hace el pedido de un
artículo. Se considera que está compuesto de una parte fija llamada coste de
lanzamiento o de emisión del pedido, y una parte variable llamada coste
variable de adquisición o simplemente coste del pedido.
El concepto de coste de
lanzamiento hace referencia, por un lado, a la compra de material a un
proveedor externo e incluye diversos conceptos como impresos para rellenar,
correo y teléfono, trabajo del personal administrativo, carga, transporte y
descarga; este término también hace referencia a los costes de preparación de
los pedidos para artículos manufacturados en la empresa misma, incluyendo los
conceptos de puesta a punto de la máquinas, carga de material, limpieza, además
de los gastos asociados a la interrupción de la producción que puede suponer el
lanzamiento de un pedido.
A su vez, el coste variable de
adquisición del pedido resulta simplemente de multiplicar el valor unitario del
artículo por el número de artículos de que consta el pedido, siempre que no
haya descuentos de acuerdo con la cantidad adquirida.
Coste de posesión: aquí se incluyen todos aquellos conceptos de coste en que la empresa
incurre por el hecho de mantener una determinada cantidad de un artículo en
stock.
Coste por demanda insatisfecha: aparece cuando no se puede atender la demanda
por falta de existencias, situación que recibe el nombre de RUPTURA DE STOCK.
Hay dos casos de demanda insatisfecha: diferida y perdida. Al primero se le
puede asociar el llamado coste de diferir.
Cuando la demanda se pierde,
podemos asociarle a un coste llamado coste de ruptura. En ambos casos la
evaluación de estos costes resulta difícil de cuantificar.
El sistema de información encargado de
realizar la revisión de existencias es el que nos permite conocer los niveles
disponibles de stock en un momento dado y contestar a la pregunta: ¿con qué
frecuencia se revisará el nivel de inventario? Básicamente, el sistema
mencionado puede ser de dos tipos: sistema de revisión continua y sistema de
revisión periódica.
Los plazos entre la emisión de órdenes y la
recepción de material constituyen uno de los aspectos más importantes que hay
que considera en la gestión de stocks. Los más significativos son:
§ Plazo de entrega: es el tiempo que transcurre entre
la detección de la necesidad de efectuar un pedido y el instante en que el
material correspondiente está listo para el consumo o el uso.
El plazo de compra se
compone normalmente de los siguientes elementos:
- Tiempo empleado en tareas
administrativas relacionadas con el lanzamiento de una orden.
- Tiempo que transcurre hasta que la
orden llega al proveedor.
- Tiempo que el proveedor, tarda en
componer la orden, (que dependerá lógicamente de las existencias y de la
capacidad productiva).
- Tiempo de tránsito del pedido ligado
a la distancia que separa a emisor y receptor, y el medio de transporte
empleado.
- El tiempo que transcurre entre la
llegada del pedido y el instante en que efectivamente se dispone de él.
§ Plazo de reaprovisionamiento: es el tiempo en que la única
protección que el sistema productivo tiene para afrontar una posible ruptura de
stock es la posesión de stock.
Normalmente una
política de gestión de stocks sirve para definir:
- Cuándo hay que
solicitar material.
- La cantidad de
material que hay que pedir.
Para la primera
cuestión se puede recurrir a fijar un nivel de referencia para el stock,
llamado PUNTO DE PEDIDO, y lanzar una orden cada vez que la posición de stock
sea inferior al valor mencionado, otra alternativa consiste en fijar un período
de revisión y efectuar un pedido en instantes concretos equidistantes en el
tiempo, o también se puede establecer un conjunto de instantes programados para
revisar y solicitar material. Por lo que respecta a la segunda pregunta, siempre
se puede solicitar una cantidad fija predeterminada, llamada TAMAÑO DE LOTE, o
la diferencia entre un valor fijo, llamado COBERTURA, y la posición de stock, o
unas cantidades programadas.
Un método de aprovisionamiento consiste en
aplicar sistemáticamente una política de gestión de stocks con el apoyo de un
sistema de información o de revisión. Los métodos más empleados
tradicionalmente son:
Método del punto de pedido con revisión continua :Al tener conocimiento de la posición
de stock en todo momento, cuando ésta, a causa del consumo, llega un nivel
mínimo (llamado punto de pedido) se emitirá un orde de tamaño fijo (que recibe
el nombre de lote económico – Q).
Método de aprovisionamiento periódico con revisión periódica: Con este método se realiza una
revisión en instantes concretos separados el uno del otro por un tiempo
constante que se llama período de revisión. Después de la revisión, en los
instantes mencionados se lanza una orden de pedido, cuya cantidad se determina
por medio de la diferencia entre la cobertura y la posición de stock detectada.2. Determinación del aprovisionamiento en la empresa. El punto de pedido y el volumen óptimo de pedido
La gestión de
aprovisionamiento también conocida como gestión de stocks es un proceso que
tiene como objetivo establecer el equilibrio entre el coste de
aprovisionamiento y almacenaje con la política de ventas.
Para llevar a cabo
una política de stocks eficiente es preciso realizar 3 tareas básicas:
·
El
análisis de stocks que se basa en el comportamiento cíclico de los stocks a lo
largo del tiempo.
·
La
valoración de las existencias producto a producto que se debe realizar en
función de la mercancía de la que se trate y teniendo en cuenta la legislación
(contable) existente.
·
El
control de inventarios que determina la cantidad exacta de cada producto que
hay en cada almacén y en cada momento.
3. Valoración de existencias
La valoración de sistemas se
basa en la determinación de dos variables:
·
El
primer paso es establecer el criterio a utilizar para determinar el valor de
entrada de las mercancías.
·
El
segundo paso es elegir y aplicar el método de valoración de existencias que
haya seleccionado la empresa.
3.1. Criterios de valoración de la entrada de mercancías.
-Precio de adquisición. Es el que se aplica con las mercancías que
una empresa compra a sus proveedores con la intención de revenderlas. El precio
de adquisición tiene en cuenta en precio de factura, en el cual aparecen los
siguientes conceptos:
MERCANCIA
– DESCUENTOS
+ GASTOS
+ IMPUESTOS INDIRECTOS NO DEDUCIDOS
-Coste de producción.
Se utiliza para las mercancías elaboradas por la propia empresa. Se tiene que
tener en cuenta todos los costes, tanto los directos como los indirectos.
-Precio de mercado.
Cuando no es posible utilizar los métodos anteriores las existencias se deben
valorar al precio que tengan en el mercado si las fuéramos a comprar en ese
momento al cierre del ejercicio.
3.2. Criterios de valoración de existencias en el almacén.
-Precio medio
ponderado:
consiste en calcular una media ponderada de los distintos precios de entrada que tengan las mercancías
en el almacén. Una media ponderada es aquella en la que se tiene en cuenta la
cantidad o las unidades de cada precio a la hora de calcular la media; de tal
forma que se le da una importancia relativa mayor a los precios por los que
entraron mayor cantidad de producto. La media ponderada se calcula según la
siguiente formula:
PMP=
|
Q1+Q2
Si en
nuestro almacén nos entran dos partidas de mercancía una de 100 unidades a 20€
la unidad y otra de 10 unidades a 10€ la unidad responde:
a) ¿Cuál sería el precio medio de
esas dos partidas? 15
b)
¿Cuál sería el
precio medio ponderado? 19.09
En una empresa se registraron
durante un año las siguientes entradas en el almacén de la mercancía A:
-15/01 20 unidades
a 1€ la unidad
-30/03 10 unidades
a 0.90 € la unidad
-05/05 15 unidades
-10/10 20 unidades
a 1.1€ la unidad
ENTRADAS (compras)
|
SALIDAS (ventas)
|
EXISTENCIAS
|
|||||||
FECHA
|
Cantidad
|
Precio
|
TOTAL
|
Cantidad
|
Precio
|
TOTAL
|
Cantidad
|
Precio
|
TOTAL
|
15/01
|
20
|
1€
|
20€
|
20
|
1€
|
20€
|
|||
30/03
|
10
|
0.9€
|
9€
|
30
|
0.97€
|
29.1€
|
|||
05/05
|
15
|
0.97€
|
14.55
|
15
|
0.97€
|
14.55€
|
|||
10/10
|
20
|
1.1€
|
22€
|
35
|
1.04€
|
36.4€
|
|||
31/12
|
VALOR DE EXISTENCIAS
|
36.4€
|
|||||||
-FIFO. (first in
first out): significa primero entrar, primero en salir e implica que en la
empresa debemos considerar que sale primero la mercancía que más tempo lleve en
el almacén. A diferencia del método anterior aquí diferenciaremos en todo
momento las partidas de productos y a que precio entraron para llevar el
registro de salida según lo dicho anteriormente.
Realiza
la ficha de control de almacén del ejemplo anterior según el método FIFO.
ENTRADAS (compras)
|
SALIDAS (ventas)
|
EXISTENCIAS
|
|||||||
FECHA
|
Cantidad
|
Precio
|
TOTAL
|
Cantidad
|
Precio
|
TOTAL
|
Cantidad
|
Precio
|
TOTAL
|
15/01
|
20
|
1€
|
20€
|
20
|
1
|
20
|
|||
30/03
|
10
|
0.9€
|
9€
|
20
10
|
1
0.9
|
20
9
|
|||
05/05
|
15
|
1
|
15
|
5
10
|
1
0.9
|
5
20
|
|||
10/10
|
20
|
1.1€
|
22€
|
5
10
20
|
1
0.9
1.1
|
5
9
22
|
|||
31/12
|
VALOR DE EXISTENCIAS
|
||||||||
-LIFO (Last in
first out) en este método se considera que sale primero del almacén lo último
en llegar, es decir, lo que menos tiempo lleve. Aunque es un método que el plan
general de contabilidad considera que no debe de utilizarse si se permite su
uso en empresas que lo estuvieran utilizando anteriormente al plan. Veamos como
funciona con el mismo ejemplo que en los método anteriores.
ENTRADAS (compras)
|
SALIDAS (ventas)
|
EXISTENCIAS
|
|||||||
FECHA
|
Cantidad
|
Precio
|
TOTAL
|
Cantidad
|
Precio
|
TOTAL
|
Cantidad
|
Precio
|
TOTAL
|
15/01
|
20
|
1€
|
20€
|
20
|
1
|
20
|
|||
30/03
|
10
|
0.9€
|
9€
|
20
10
|
1
0.9
|
20
9
|
|||
05/05
|
10
5
|
0.9
1
|
9
5
|
15
|
1
|
15
|
|||
10/10
|
20
|
1.1€
|
22€
|
15
20
|
1
1.1
|
15
22
|
|||
31/12
|
VALOR DE EXISTENCIAS
|
37
|
|||||||
Ejercicio:
1º- Elabora las fichas de control de existencias según los 3
métodos para el producto X de una empresa si sabemos que durante el ejercicio
económico tuvo los siguientes movimientos:
-01/01: existencias iniciales 20 unidades a 5€ (se tratan
como una entrada)
-02/02: compra 10 unidades a 4€ cada una.
-03/03: vende 15 unidades.
-04/04: compra 5 unidades a 6€ unidad.
-05/05: vende 10 unidades
-06/06: compra 10 unidades a 4.5€
Elabora las fichas
de control de existencias según los 3 métodos de valoración para una empresa en
su producto X si se registraron los siguientes movimientos
01/01 existencias iniciales 25 unidades a 20€ la
unidad
20/03 compra 30 unidades a 16€ la unidad
15/05 vende 40 unidades
30/06 compra 15 unidades a 23€ la unidad
4. El análisis de stocks
Tiene
como objetivo determinar las cantidades a pedir y el momento en el que se debe
pedir cada producto. Este análisis se realiza a partir del siguiente estudio
gráfico.
1- Stock
mínimo
Es la cantidad mínima que es
preciso tener en el almacén para evitar la ruptura de stocks, se calcula con
métodos estadísticos y a partir de datos históricos.
2-
Stock máximo
Es la cantidad que es posible
almacenar de cada producto y que debe corresponderse con la cantidad almacenada
después del plazo de reposición.
SM=SS+(Vd x p) Vd= las ventas diarias
3-
Stock de seguridad
Será la cantidad de stocks que
quedan por debajo de la línea de stock mínimo. Supone la cantidad mínima que se
debe tener en el almacén. Para su cálculo su límite más alto es el stock
mínimo.
4-
Ruptura de stocks
Es la situación que se produce
cuando no se puede atender un pedido por falta de mercancías. Esta situación se
nos puede dar en cantidades de stock de seguridad y aparecen cuando no se puede
atender un pedido porque no nos llega la mercancía del almacén.
5-
Punto de pedido
Es el número de unidades que debe haber en el almacén en el
momento de hacer el pedido para evitar la ruptura de stocks. Se calcula a
partir de la siguiente fórmula.
6- Plazo de
reposición (d)
Es el tiempo que se tarda en
recibir la mercancía desde que se pide.
Lo que tardan en servirnos los proveedores.
7- Volumen óptimo de pedido
sm: stock minimo
SM: stock máximo
ss:
stock de seguridad
p:
plazo de reposición
vd:
ventas diarias
pp:
punto de pedio
D:
cantidad total de producto que sale en cada periodo
Q:
volumen de pedido en unidades de producto
A:
coste de almacenamiento por unidad de producto.
T:
tiempo que dura el ejercicio económico.
(1 año)
C: coste
administrativo del aprovisionamiento.
|
Ejemplo
PP=
3500 x 10 + 35= 152 unidades
300
Significa
que cada vez que hagamos un pedido debemos pedir 16 unidades de producto.
Ejemplo
Una empresa tiene una demanda
total de un producto A de 10.000 unidades. Calcula para esta empresa cuál será
su volumen óptimo de pedido si presenta además los siguientes datos:
-
Coste
de pedido 10€
-
Está
abierta los 365 días del año.
-
El
coste de almacenamiento 2€ x unidad.
-
Plazo
de reposición 5 días.
 |
5. Gestión de inventarios
Se aconseja la
clasificación de los artículos para realizar una gestión de inventarios de una
forma diferenciada, prestando atención a criterios distintos, entre estos
criterios podemos destacar:
·
Valor
de la demanda anual
·
Importancia
del artículo en el proceso productivo
·
Precio
del artículo, movimiento del artículo
·
Dificultad
en el aprovisionamiento
·
Estabilidad
de la demanda a lo largo del tiempo
Clasificación ABC: se apoya en una observación
empírica según la cual un pequeño porcentaje de los artículos en stock
representa la mayor parte del valor monetario de la demanda total anual,
expresada en términos monetarios.
Se establecen 3 clases
de artículos: A (los más importantes), B (de importancia intermedia) y C (los
menos importantes). Para realizar la clasificación ABC se ordenan todos los
productos implicados en la gestión de stocks según el orden decreciente de
algún criterio. A partir de esta ordenación se construye una curva, llamada
CURVA DE PARETO, en la que el porcentaje de artículos se representa en el eje
de abscisas y la proporción sobre el valor total anual asociada al porcentaje
mencionado, en el eje de ordenadas.
5.1. ¿Comprar mucho pocas veces o poco muchas veces?
Consideraremos un
modelo básico de stocks que da lugar a la fórmula del lote económico de
Harris-Wilson. Las hipótesis que lo caracterizan son:
1) El horizonte que afecta a la gestión
de stocks es ilimitado; es decir, se considera que el proceso continúa
indefinidamente.
2) La demanda es continua, conocida y
homogénea en el tiempo.
3) El plazo de entrega es constante y
conocido.
4) No se aceptan rupturas de stock.
5) El coste variable de adquisición es
constante y no depende del tamaño del lote.
6) La entrada del lote al sistema es
instantánea, una vez, transcurrido el plazo de entrega.
5.2. ¿Grandes rebajas para grandes volulmenes de compras?
Las REBAJAS GRADUALES
corresponden a los denominados descuentos incrementales, cuya característica es
que los descuentos no se aplican de la misma manera en todas las unidades
adquiridas, sino que las unidades de diferentes tramos de cantidades tienen
precios diferentes.
5.3. ¿FABRICAR SERIES CORTAS O LARGAS?
La transferencia de
unidades, de un proceso en que se fabrica un artículo, al siguiente en que el
artículo se consume, se puede llevar a cabo en cantidades inferiores al lote de
producción, cantidades que llamamos LOTES DE TRANSFERENCIA.
5.4. ¿Es siempre ventajoso satisfacer la demanda a tiempo?
Si en algún momento se
requiere material y no disponemos de existencias, se producirá una ruptura de
stocks. Cuando se produce una ruptura de stocks se distinguen dos casos:
1) La cantidad no servida se puede
entregar al cliente o en general al proceso solicitante siguiente con un cierto
retraso, entonces se habla de DEMANDA INSATISFECHA DIFERIDA.
2) La ruptura no se cubre nunca y la
demanda no satisfecha se pierde definitivamente: DEMANDA INSATISFECHA PERDIDA.
5.5. ¿Qué hacer cuando el consumo no es constante?
En general, cuando la
demanda no es homogénea en el tiempo, no es apropiado emplear un lote calculado
a partir del valor medio de la demanda anual, sino que hemos de usar otros
procedimientos.
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