EIE TEMA 7

TEMA 7: Gestión administrativa de las PYMES

1- La función administrativa de la empresa.

Una empresa es una organización que persigue la consecución de una serie de beneficios por lo tanto son los directivos de la empresa los que determinaran dicha consecución de beneficios. La empresa a de desarrollar una serie de funciones básicas que se divide en:

·         Funciones primarias: son las que conforman el proceso productivo de la empresa: producción y comercialización es decir aquellas que generan los ingresos directos.

·         Funciones de apoyo: son aquellas cuyo desarrollo sirve de soporte a las funciones primarias, es decir, la que garantizan el funcionamiento óptimo de la empresa:  Aprovisionamiento, administración, recursos humanos y financiación.

1.1 Los procesos administrativos.

Los procesos administrativos controlan y documentan los flujos de información que se generan en cualquier actividad empresarial. Esquema básico de un proceso administrativo. 

Todas las empresas sea cual sea su actividad deben realizar procesos administrativos. Todas las operaciones empresariales generan un caudal de información que ha de ser tratada de manera adecuada para dar lugar a una serie de documentos que legalizan y prueban la realización de la operación.

Estos documentos han de ser conservados ya que cubre necesidades empresariales de control de información y de obligaciones legales.

Para que un proceso administrativo sea eficiente ha de cumplir las siguientes condiciones:

- Oportunidad: el proceso ha de ejecutarse justo a tiempo, es decir, nunca se retrasará una operación empresarial por problemas administrativos o documentales.

- Economía: el proceso ha de ejecutarse con el menor coste posible tanto de recursos como de tiempo.

- Seguridad: El tratamiento de la información que se genera en la empresa ha de ser completamente seguro tanto desde la perspectiva de la confidencialidad de los datos como desde la perspectiva del rigor de la información y su análisis.

- Utilidad: El proceso ha de generar la información necesaria para que los diferentes niveles de decisión de la empresa puedan actuar de acuerdo con el contexto de cada operación empresarial.

El desarrollo de los procesos administrativos es común a todos los departamentos; sin embargo cada departamento tiene diferentes peculiaridades para que los puestos de trabajo administrativos adquieran determinado grado de especialización que los adapte a las necesidades de las diferentes funciones de la empresa.

2- Documentación administrativa básica de la gestión comercial.

Una de las operaciones mas comunes que se realiza en todo tipo de empresas es la compra de productos, puede ser para revenderlos (empresas comerciales) o para integrarlos en el proceso productivo (empresas industriales y de servicios). Esta operación tiene un proceso administrativo propio que debe documentar todas las relaciones que se generan entre comprador y vendedor.

El orden documental del proceso es el siguiente:

Contrato de compraventa, el pedido, albarán, factura.

Además de estos documentos básicos en un proceso administrativo se puede generar otra serie de documentos:

-Toma de contacto y desarrollo de relaciones comerciales: denominado correspondencia comercial.

-Transporte y entrega de mercancías: Carta de porte y contrato de seguros.

-Cobro y pago de la operación: cheques y letras de cambio.

2.1 El pedido "Concepto y contenido"

Es la solicitud de mercancías que el comprador hace al vendedor bajo unas condiciones previamente pactadas.

*Características:

- Lo manda el comprador y lo recibe el vendedor. Una vez que este último lo acepta se puede decir que la compra está ejecutada.

- Es una solicitud por lo que no tiene que responder necesariamente a una forma determinada, es decir, puede ser escrito (carta o formulario) o verbal (personal o telefónico). Conviene que se realice por escrito.

- Relaciona las mercancías objeto de la compra y las condiciones de la operación comercial, concreta así, el acuerdo al cual han llegado ambas partes.

- Nace de un pacto previo entre las partes, que se materializa en el contrato de compra-venta.

*Confección y formato del pedido

            Cuando el comprador firma el pedido y el vendedor lo acepta se establece el compromiso de mantener las condiciones contenidas en el documento. Del pedido se emiten 3 ejemplares:

-El original para el vendedor.

-Una copia para el almacén de la empresa para que pueda comprobar la mercancía cuando llegue.

-Y otra copia para el propio departamento comercial. 

2.2 El albarán

            Es el documento emitido por el vendedor en el que se relacionan las mercancías enviadas y que tiene por finalidad acreditar la entrega de la mercancía.

            A diferencia del pedido este documento si es obligatorio realizarlo por escrito. Presenta además las siguientes características básicas:

-Debe contener la relación de mercancías de una determinada operación comercial. Aunque se asocie a un pedido si es frecuente que se agrupen varios pedidos en un albarán.

-Es la consecuencia documental de la mercancía que se entrega y que se solicitó en el pedido.

-Debe acompañar siempre a las mercancías para que el receptor de las mismas pueda comprobar y verificar su entrega. Este es el valor real del albarán, si el receptor de la mercancía lo firma indica que la mercancía entregada es la que figura en el albarán.

*Contenido del albarán

Identificación de las partes	-Datos del comprador (nombre, domicilio y nº de identificación fiscal). -Datos del vendedor (nombre, domicilio y nº de identificación fiscal).
Identificación del documentos	-Nº de documento, numero correlativo que se asigna según los documentos que haya generado la empresa. -Fecha de emisión, debe ser la fecha de salida de las mercancías del almacén del vendedor.
Identificación de la mercancía	-Código de cada producto -Unidades que se envían de cada producto -Descripción de cada producto. -Precio unitario y precio total de cada producto. En los albaranes no es necesario que figure, si figura se dice que es un albarán valorado.
Condiciones de entrega	-Identificación de quien hace la entrega. Si NO es necesario es porque lo hace el propio vendedor; si no es así se debe identificar el transportista o la empresa de transporte. -Bultos. Se debe indicar el número de paquetes que componen el envío, se puede reseñar su tamaño y su peso pero no es necesario. -Plazo de entrega. No es obligatorio indicarlo pero si se hace si es obligatorio cumplirlo.
Declaración de voluntad	El comprador firma la copia que le entrega el transportista manifestando su conformidad con la mercancía entregada. Se debe reflejar la fecha de la firma. Si la mercancía entrega no coincide con la que figura en el albarán el comprador no está obligado a firmar ni aceptar la entrega y si lo hace puede consignar en el documento la mercancía que falta.

*Confección y formato del albarán

            Se debe confeccionar obligatoriamente por escrito y con los datos indicados en el contenido. El albarán justifica la salida de la mercancía del almacén, sirve para comprobar la carga y la descarga de dicha mercancía y una vez firmado por el comprador acredita legalmente que la mercancía ha sido entregada.

            Del albarán se emiten 4 copias:

-El original para el comprador.

-Una copia para el almacén de la empresa como justificante de la salida de la mercancía.

-Otra copia se la queda el propio departamento comercial para la elaboración de las facturas y el control de las operaciones comerciales.

-La 3º copia se la lleva el transportista para que sea firmada por el comprador como justificante de la entrega. 

ALBARAN NORMAL

CARTA DE PORTES

   2.3 La factura

            Es el documento expedido por el vendedor a cargo del comprador que acredita jurídicamente la compra-venta de bienes o la prestación de servicios. Presenta los siguientes rasgos básicos:

-Ha de ser siempre por escrito

-El vendedor lo expide para que el comprador pague el precio de la operación comercial.

-Es un comprobante de valor legal que ser rige por el código de comercio y la ley 37/1992 del IVA.

Contenido de la factura

Identificación de las partes	-Identificación del vendedor -Nombre o razón social, domicilio fiscal y NIF o CIF. Si el vendedor es una sociedad debe hacer constar también los datos registrales. -Identificación del comprador. Nombre o razón social, domicilio fiscal y NIC o CIF
Identificación del documento	-Lugar y fecha de la emisión. -Numeración correlativa. Deben constar todos los documentos en orden numérico sin faltar ninguno. Si se comete un error en una se debe emitir una factura de rectificación en la que se haga referencia a la errónea y se corrija el error cometido, en ningún caso debe destruirse y sustituirla por una nueva. Si la empresa dispone de varios centros de facturación cada uno de ellos se identificará con un número de serie.  -Referencias a los documentos de compra (el nº de pedido) y/o documentos de entrega (nº de albarán). Es frecuente agrupar varios pedidos o varios albaranes en una factura.
Descripción de la facturación	-Descripción de los productos: código, cantidad y descripción. -Precio unitario e importe total de cada producto. Si la cantidad se indica en unidades de medida (kg, litros…) se debe indicar el precio unitario de la unidad de medida. -Descuentos: tipo y cuantía. -Otros gastos (denominados suplidos) “los gastos que se relacionan con el producto que se vende, transporte…”. -Base imponible para la aplicación del IVA. En las facturas puede haber más de una base imponible. -Tipo tributario de IVA para cada producto . -Cuota tributaria de IVA. -Cuota de recargo de equivalencia. -Total factura.
Información sobre el pago	Se debe indicar la forma de pago y si se paga consignar la fecha del pago

* Confección y formato de la factura:

            Las facturas se elaboran siguiendo los siguientes pasos:

1º.    Calculo del importe de cada producto. (=cantidad x precio)

2º.    Se aplican los descuentos. Si el descuento es general se calcula sobre la suma de los importes, pero si es específico se calcula sobre el importe de ese producto específico. Pueden aparecer en una factura 3 tipos de descuentos que se deben aplicar en el siguiente orden:

-Descuento comercial.

-Rappel o descuento por volumen de pedido.

-Descuentos por pronto pago.

3º.    Se suman los gastos y suplidos. Se suma la cuantía de todos los gastos a cargo del comprador que pueden aparecer en factura. En la factura se deben especificar y desglosar cada uno de ellos. Los mas importantes y habituales son transporte, seguro y fletes.

4º.    Cálculo de la Base Imponible.  Importe – descuentos + gastos = BI

5º.    Se calcula la CUOTA DE IVA (BI * Tipo impositivo): En España existen 3 tipos de IVA: Normal del 21%,  reducido del 10% y superreducido del 4%.
En una factura si aparecen productos grabados a tipos de IVA distintos nos aparecerá más de una base imponible. En estos casos se debe agrupar los productos en función al tipo del IVA que están sometidos y calcular separadamente las bases imponibles como si fueran facturas distintas.

6º.    TOTAL FACTURA= BI( Importe – descuentos + gastos)+ CUOTA IVA

RECARGO DE EQUIVALENCIA: es un régimen especial de IVA para comerciantes minoristas que consiste en que éstos quedan exentos de las obligaciones formales de IVA y a cambio, sus proveedores, los que les facturan a ellos, les añaden un recargo en las facturas en concepto de IVA (en la práctica funciona como un impuesto más que se añade junto con el IVA, pero también es IVA). Los tipos de RE son el 5, 2% para el IVA normal, 1,4% para IVA reducido y 0,5% para IVA superreducido.

FACTURA

3. Documentos de gestión bancaria

           De entre las formas de pago de las operaciones comerciales se diferencian las que se consideran como pago al contado y las que se consideran como pago aplazado:

-Pago al contado: son las que se realizan en el momento de entrega de la mercancía o de la factura o en un breve espacio de tiempo. El importe a pagar no se ve afectado en esta forma de pago. Se consideran formas de pago al contado:

-En efectivo                                                             

 -Tarjeta de débito

-Cheque                                                                    

-Transferencia bancaria

-Domiciliación bancaria de recibos

-Pago aplazado: se consideran aplazadas aquellas formas en las que el importe total de la factura se ve modificado a la hora de pagar. Las más importantes son:

-Tarjeta de crédito o pago con respecto a un crédito.

-La letra de cambio

-El pagaré

           La gestión bancaria genera múltiples documentos. Por nuestra parte en este tema nos centraremos en los que se consideran más importantes: el recibo, el cheque, la letra de cambio y el pagaré.

3.1 El recibo

          Es un documento por el cual una persona manifiesta que ha recibido una cantidad de dinero. Se suele entregar cuando la compra se realiza en varios pagos para justificar cada uno de ellos. También y de un modo general siempre que se le entregue a otra persona una cierta cantidad de dinero.

          Lo emite la persona que cobra el dinero y suele utilizarse en talonarios con dos partes claramente diferenciadas:

-Matriz. Es la parte sujeta al talonario o la copia autocalcada y es la queda la persona que emite el recibo.

-Recibo propiamente dicho. Es el resguardo que se entrega firmado como justificante de pago. 

RECIBO

 

 

3.2 El cheque

         Es un documento mercantil por el que un banco o entidad de crédito (el librado) se obliga al pago de una determinada cantidad por orden de uno de sus clientes y con cargo a su cuenta bancaria.

        El cheque lo expide (librador) la persona que desea pagar una cantidad mediante este documento y se lo entrega a la persona a la que se le adeuda el importe (tomador o tenedor).

         Existen muchos tipos de cheques, los más habituales son los siguientes:

-Al portador: Es un cheque en el que no se designa a la persona que puede cobrarlo por lo que será pagado a quien lo presente a cobro.

-Nominativo. Cheques emitidos a favor de una persona determinada, solo los puede cobrar esa persona en persona identificándose.

-Cheque conformado. En banco garantiza la existencia de fondos en la cuantía indicada mediante el acto de conformidad.

-Cheque cruzado. Es un cheque que se cruza con dos líneas paralelas en el anverso, y que indica que ese cheque solo puede ser cobrado mediante su ingreso en una cuenta bancaria.

* Los aspectos legales más importantes sobre los cheques son los siguientes:

-Para que sea un cheque válido deberán estar cubiertos todos los apartados a no ser que lo que falte sea el nombre de la persona a cobrar que entonces se entiende que es un cheque al portador o el lugar de pago que se entenderá como válido el que figure junto al domicilio del banco librado.

-Si la cantidad escrita en número y la cantidad escrita en letra no coinciden se entiende como válida la cantidad escrita en letra.

-Es pagadero a la vista, esto significa que se puede cobrar en cualquier fecha con independencia de la que figure en el documento.

-Los cheques se emiten con cargo a una determinada cuenta que debe atender el mandato del pago siempre y cuando hay fondos suficientes. Si es posible que la entidad abone parcialmente el importe de un cheque, pero debe hacerlo constar en el propio documento.

-En todo caso es siempre el librador del cheque el que debe responder del pago del cheque. 

 

CHEQUE

 

 

3.3 La letra de cambio

            Es un documento mediante el cual una persona “el librador” ordena pagar a otra el librado una cierta cantidad de dinero, normalmente por medio de una tercera persona el tenedor o tomador. Librador es la persona a quien se le debe el importe de la letra, también la persona que crea emite o expide la letra y que se la presenta al librado para su aceptación. El librado es la persona que acepta la letra y se compromete a pagarla a su poseedor el día de vencimiento. El tenedor o tomador es la persona a cuya orden debe ser pagada la letra; normalmente es una entidad financiera pero también es muy habitual que coincida con el librador, es decir que el librador se quede con la letra.

            *Acciones u operaciones relacionadas con la letra de cambio:

-El aval: en algunas ocasiones en la letra intervienen un avalista que es una persona que se compromete a pagar el importe de la letra en caso de que no lo haga el librado; por lo tanto el librado es el avalado de la letra de cambio.

-Endoso: es una acción por la cual el librador puede ceder la propiedad de la letra de cambio a otra persona. También puede ceder esta propiedad el tomador o tenedor. En el endoso el librador o el tenedor se convierten en endosantes (transmite la propiedad de los derechos de cobro de la letra) y la persona que recibe esos derechos se denomina endosatario.

-El protesto: puede darse en el caso de que el librado se niegue a pagar la letra a su vencimiento, o se niegue a aceptarla en el momento de su presentación. El librador hará constar este hecho mediante la acción de protesta que consiste en acudir a un notario para que levante una acta notarial de la falta de la aceptación o de la falta de pago. Tras la acción de protesto siempre se podrá acudir ante cualquier tribunal a reclamar el importe de lo adeudado.

            Las letras de cambio suponen siempre una gran garantía para la persona a la que se le deba dinero, por eso, son muy utilizadas a pesar de que tenemos que pagar el impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados  “ITPAJD”. En función del importe de la letra se pagará una cantidad u otra del siguiente modo: se debe acudir a un estanco y comprar el papel oficial de la letra con un timbre en la función de la cuantía de la obligación. Hay que tener en cuenta además que si el vencimiento de la letra es superior a 6 meses el timbre tendrá valor doble.

            *Requisitos legales de las letras de cambio:

-La denominación letra de cambio inserta en el texto mismo del título.

-El mandato puro y simple de pagar una suma determinada. Cuando el importe en letra y en número no coinciden se atiende al importe en letra.

-El nombre de la persona que ha de pagar denominada librado. El librado contrae la obligación de pago cuando acepta la letra.

-El vencimiento, es decir, el momento en el que ha de pagarse la letra. Si no se indica se entiende que esa letra es pagadera a la vista. Existen varios tipos de vencimientos:

            *A fecha fija, que es cuando se indica una fecha concreta de vencimiento.

            *A un plazo contado desde la fecha de emisión o ligamiento. Este plazo se puede indicar en días o meses y se debe indicar como es, con las expresiones “días/fecha” o “meses/fecha”; o también y lo que es más habitual, las siglas DF o MF.

            *A un plazo desde la vista. En vencimiento empieza a contar desde la fecha en la que el librado acepta la letra. También se indica con las expresiones “días/vista” o “meses/vista” o mas habitualmente con sus siglas DV o MV.

 -El lugar donde se efectuará el pago. Si no se indica o no figura se debe de entender siempre que es el domicilio del librado.

-El nombre del tomador o tenedor; si no se indica se entiende que la letra es el propio librador.

-La fecha y lugar de la emisión. Para que la letra sea válida la fecha debe figurar siempre y si el lugar no figura se entiende que es el domicilio del librador.

-La firma del que emite la letra. En principio esta es la única firma obligatoria en una letra de cambio.

            *Tipos y clausulas especiales de las letras de cambio

            Las clausulas son condiciones que pueden acordar las partes voluntariamente y que están permitidas por la ley cambiaria y el cheque. Las más frecuentes son las siguientes:

-“No a la orden” o “No endosable”. Significa que se le prohíbe al tomador o tenedor endosar esa letra.

-“Sin gastos”  “Sin protesto”. Quiere decir que ante un impago no es necesario ejercitar la acción del protesto para poder ejecutar en un juicio la letra de cambio por falta de aceptación o falta de pago.

-Letra en blanco. Cuando una letra está sin rellenar y lo único que figura en ella es la firma del librador se denomina letra en blanco.

-Letras a la propia orden. Son letras en las que el librador hace que sea a el mismo a quien le deba pagar el librado, es decir, en vez de nombrar un tenedor o tomador distinto se indica a el mismo como tenedor o tomador.

-Letras al propio cargo. El librador puede obligarse a si mismo a pagar la letra (coinciden librador y librado).

            *La transmisión de la letra. El endoso

            Este es el modo normal de transmitir una letra de cambio. La persona a la que se le transmite adquiere todos los derechos de cobro inherentes al documento. Generalmente la persona que la puede transmitir es la que tiene dichos derechos, por lo tanto suele ser el tomador. Aunque en algunas letras como ya hemos visto puede ser el librador.

            El endoso se indica siempre en el reverso del documento en la zona habilitada al efecto en la cual ser indicará el endosante que es la persona que trasmite la letra (normalmente el tomador) y el endosatario que es la persona que recibe los derechos mediante endoso. El endoso nunca puede ser parcial por lo tanto siempre se transmitirán todos los derechos de cobro.

            -La aceptación de la letra

            El librado es la persona que paga la letra de cambio, pero figurar como librado en una letra de cambio no implica obligatoriamente que esa persona se convierta en obligado cambiario (que tenga que pagar la letra). Es necesario que el librado manifieste su conformidad mediante la aceptación. La aceptación se indica mediante la firma del documento en la esquina inferior izquierda del anverso y se debe indicar siempre la fecha en la que se produjo. La aceptación no puede ser nunca parcial.

           

-El aval de la letra

            El aval es una acción mediante la cual una persona, el avalista se compromete a pagar el importe de la letra de cambio en caso de que no lo haga el librado, que por esta acción se convierte en avalado. Se indica en el reverso de la letra de cambio en el espacio habilitado para el efecto y debe figurar la firma del avalista. El aval si puede ser parcial, es decir, una avalista puede avalar solo parte del importe.

            -El pago de la letra

            El librado debe pagar la letra el día del vencimiento o en los dos días hábiles posteriores a esa fecha. También debe pagarla en el lugar de pago que indica el documento. Una vez que ha efectuado el pago tiene derecho a quedarse con el documento como prueba de haberlo efectuado. El pago también puede ser parcial en cuyo caso se hará constar el importe pagado y el tenedor de la letra podrá ejercer las acciones cambiarias oportunas para reclamar el importe restante.

            -Acciones cambiarias para el cobro de la letra

Cuando falta el pago el tenedor de la letra podrá ejercitar 2 tipos de acciones para cobrar la letra. Estas acciones son conocidas como acciones cambiarias:

-Acción directa. Se efectúa directamente contra el librado aceptante y sus avalistas. Se denomina acción directa porque no requiere que se efectúe el protesto.

-Acción de regreso. Se denomina acción de regreso porque es necesario que el librado haya efectuado el protesto de la letra de cambio. El protesto consiste en hacer constar ante notario la falta de aceptación o la falta de pago de una letra de cambio. Es el modo más seguro para no tener un impago en una operación comercial ya que esta acción de protesto le da un gran peso jurídico a las letras. El tenedor puede ejecutar la acción de regreso contra el endosante, contra el librador y contra los avalistas. Si en la letra se incluye la cláusula “sin gastos o sin protesto” esta acción de regreso se podrá ejecutar aunque no figure el protesto notarial. 

ANVERSO LETRA

REVERSO LETRA

  3.4 El pagaré

            Es un documento similar a la letra de cambio en el sentido de que mediante el se reconoce por escrito una deuda. Sin embargo carece del peso y del valor legal de las letras de cambio. Comparte con la letra de cambio toda la normativa referente a vencimiento, aval, endoso, acciones del impago, computo de los plazos y el lugar y domicilio.

            Aunque las personas que intervienen en el pagaré se denominan igual que en la letra presentan características y rasgos diferenciadores:

-El librador. En el pagaré la persona que emite el documento es la propia persona que debe el dinero. Por lo tanto si se trata de una operación comercial será el comprador.

-El librado. Siempre es la persona que debe efectuar los pagos en el caso del pagaré coincide con el librador.

-Tenedor o tomador: es un concepto que se refiere a quien tiene el documento hasta el momento del vencimiento. En el caso del pagaré será la persona que debe cobrar esa deuda en el momento del vencimiento.